Datev: Daten im Rechenzentrum sicher aufbewahren

 

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (DGPdU)


(13.03.2002) –Vielen Unternehmen ist noch nicht bekannt, was mit der Änderung des § 147 der Abgabenordnung auf sie zukommt. Seit dem 1. Januar 2002 gilt: Werden „steuerrelevante“ Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zu nutzen. Der Betriebsprüfer kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (§ 147 Abs. 6 AO).

Behandelte Themen in diesem Artikel:

Ø      Aufbewahrung der Daten im Rechenzentrum

Ø      Datenaufbewahrung vor Ort

 

 

Pflicht zur Aufbewahrung originär digitaler Unterlagen                                

 

Gab es früher die Möglichkeit, statt der Datenträger die Daten gedruckt oder als Mikrofilm aufzubewahren, so ist dies ab kommendem Jahr nicht mehr gegeben. Der Steuerpflichtige hat keine Wahlfreiheit mehr in der Organisation der Aufbewahrung der steuerrelevanten Daten, sofern diese EDV-mäßig erstellt wurden. Originär digitale Unterlagen sind in das DV-System in elektronischer Form eingehende oder dort erzeugte Daten. Sie müssen auf jeden Fall maschinell auswertbar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (regelmäßig zehn Jahre) vorgehalten werden.

 

Drei Möglichkeiten bei der Außenprüfung

Im Mittelpunkt des Zugriffs stehen die Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Drei Möglichkeiten stehen der Finanzbehörde bei einer Außenprüfung zur Verfügung:

  1. Unmittelbarer Datenzugriff unter Nutzung der Datenverarbeitungsmöglichkeiten des Steuerpflichtigen;
  2. Mittelbarer Datenzugriff – Auswertung nach Vorgabe der Außenprüfung unter Verwendung des Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten;

3.      Überlassung eines maschinell verwertbaren Datenträgers mit den gespeicherten Unterlagen durch den Steuerpflichtigen zur Auswertung durch prüfereigene Datenverarbeitungsroutinen.

Von welchen Möglichkeiten die Außenprüfung Gebrauch macht, steht im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzbehörde, d.h. sie hat die Art des Zugriffs so zu gestalten, dass diese am besten dem Zweck der Außenprüfung dient, die Prüfungsgrundsätze wahrt und den Steuerpflichtigen am wenigsten belastet. Dies ist auch von der Größe des Unternehmens und der Ausstattung abhängig.

 

Sichere Aufbewahrung der Daten im Rechenzentrum                    (zurück)

Eine sichere Aufbewahrung von Daten als Grundlage für eine hohe Verfügbarkeit und einfache Wiederherstellung von Datenbeständen nach Systemwechseln findet seit Jahrzehnten im Rechenzentrum der Datev statt. Die Datev sieht gerade bei der Datenaufbewahrung in Verbindung mit dem Rechenzentrum große Vorteile.


So gewährleistete die Genossenschaft schon vor der Änderung der Abgabenordnung die sichere Aufbewahrung von FIBU-Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Ein besonderer Vorteil ergibt sich auch dadurch, dass die im Rechenzentrum archivierten Daten auf Anforderung des Anwenders ans Anwendersystem zurückübertragen werden oder auf einem neutralen Datenträger wie der CD ausgegeben werden können.

Die Datev-FIBU-Archiv-CD entspricht in besonderer Weise den Anforderungen bei der Betriebsprüfung: So sind nur Lesezugriffe möglich. Auf der CD findet sich die Software für die transparente Darstellung des Buchungsstoffes in Form der wichtigsten Auswertungen zur Erfüllung der Grundbuchfunktion, dem Journal und der sachlichen Zuordnung in Form der Kontendarstellung. Darüber hinaus sind Sortier-, Filter- und logische Abfragefunktionen integriert. Zusätzlich sind die Daten von der CD in alle gängigen Formate exportierbar. Die Archiv-CD ist verschlüsselt und kann nur mit Hilfe einer Entschlüsselungssoftware und der Kenntnis eines vom Anwender vergebenen Kennworts lesbar gemacht werden. Da sich letztlich das Unternehmensgeschehen über viele Jahre in der Finanzbuchhaltung niederschlägt, ist diese datenschutzrechtliche Maßnahme von großer Bedeutung.

Auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Datev heute schon eine Archivlösung an – diese basiert bisher allerdings im Wesentlichen auf druckaufbereiteten Darstellungen. In diesem Bereich erfolgt eine Anpassung hinsichtlich der „maschinellen Auswertbarkeit“ der Daten. Für die Daten der dritten von der Finanzverwaltung als steuerrelevant eingestuften Anwendung der Anlagenbuchhaltung wird Datev eine ähnliche Lösung wie in der FIBU anbieten.

Die dritte Möglichkeit des Außenprüferzugriffs in Form der „Überlassung eines maschinell auswertbaren Datenträgers“ wird sich für die Außenprüfer aber auch für den Steuerpflichtigen und Steuerberater als die wichtigste und gängigste Alternative herausstellen. Dies gilt insbesondere für kleine und mittlere Betriebe, denn dadurch wird der laufende EDV-Betrieb am wenigsten beeinträchtigt und auch dem Prüfungszweck am besten entsprochen.

 

Datenaufbewahrung vor Ort                                                            (zurück)

Sollten die Programme ausschließlich vor Ort betrieben werden, so unterstützt die Datev ihre Anwender um die Datensicherheits- und Datenschutzbelange zu erfüllen. Für jeden PC-Benutzer kann ein sehr detailliertes Profil seiner Zugriffs- und Verarbeitungsrechte über eine Nutzungskontrolle eingerichtet werden. Mit dem Datev-Programm Nutzungskontrolle (NUKO) können verschiedene abgestufte Zugangskonzepte für Programme und einzelne Datenbestände auf Mandantenebene eingerichtet werden. Bei dem vom Außenprüfer gewünschten Direktzugriff wird der auf den zu prüfenden Mandanten und den entsprechenden Datenbestand begrenzt.

Den Wunsch nach Datenträgerüberlassung des Prüfers unterstützen die Datev-PC-Programme über eine Vielzahl von Exportmöglichkeiten. Auch die Problematik, dass Release-Wechsel von Programmen oder Systemumstellungen zu nicht mehr verwendbaren Datenaltbeständen führen, konnte Datev bisher mit Datenkonvertierungsroutinen vermeiden. Gerade auch dieser Aspekt ist bei Altdaten, die über einen Zeitraum von zehn Jahren verfügbar gehalten werden müssen, in Zukunft besonders zu berücksichtigen. Eine Auslagerung von Datenbeständen ans Rechenzentrum zu diesem Zweck ist möglich und vermeidet entsprechende Aufwendungen vor Ort. (ap) (zurück zum Seitenanfang)

 

Weitere Informationen:

Datev eG

Tel.: (0911) 276-1210

Fax:  (0911) 276-1056

E-Mail: peter.willig@datev.de

Web: www.datev.de

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