Produktive sichere Arbeitsumgebungen schaffen

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Wie IT-Verantwortliche Schatten-IT verhindern

Schatten-IT entsteht dann, wenn Mitarbeitenden keine passenden Lösungen zur Verfügung stehen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen

Von Ari Albertini, Co-CEO, Ftapi Software GmbH

Die Risiken der sogenannten Schatten-IT werden häufig unterschätzt. Auf den ersten Blick scheinen die Anwendungen, Cloud-Dienste und Konten, welche Abteilungen ohne Genehmigung der IT-Verantwortlichen nutzen, eher harmlos. Sie sind oft benutzerfreundlicher als die Unternehmens-IT und stehen kostenlos zur Verfügung. Für Unternehmen stellen Schatten-Tools jedoch ein ernstes Risiko für Sicherheit und Compliance dar. Viele IT-Verantwortliche schränken die Verwendung daher mit drastischen Maßnahmen ein. Meistens nicht mit dem gewünschten Erfolg.

Sinnvoller wäre es, eine Unternehmens-Software einzusetzen, die neben Datensicherheit auch ein hohes Maß an Anwenderfreundlichkeit bietet. IT-Verantwortliche können durch entsprechende Lösungsangebote an die Mitarbeitenden die Verwendung illegaler Software reduzieren und dem Entstehen von Schatten-IT entgegenwirken.

Folgende Maßnahmen dämmen das Entstehen von Schatten-IT erfolgreich ein:

1. Bedürfnisse der Mitarbeitenden verstehen

Schatten-IT entsteht dann, wenn Mitarbeitenden keine passenden Lösungen zur Verfügung stehen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Der Einsatz nicht genehmigter Anwendungen und Dienste ist zudem ein Zeichen, dass das aktuelle Angebot den Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden nicht gerecht wird. Nutzer weichen dann häufig auf andere Tools aus, weil diese leichter zu nutzen sind oder ihre Bedürfnisse besser erfüllen. In der Regel machen sie sich über die daraus entstehenden Risiken keine Gedanken: Etwa, wer auf welche Daten zugreifen kann oder ob Sicherheitslücken den Dienst zu neuen Einfallstoren für Cyberkriminelle machen.

Bevor Verantwortliche Maßnahmen gegen den IT-Wildwuchs ergreifen, müssen Sie jedoch erst herausfinden, wie weit dieser in ihrem Unternehmen verbreitet ist. Das Befragen der Mitarbeitenden ist da eine effiziente Möglichkeit. Hilfreich sind auch Monitoring-Programme, welche unbekannte IP-Adressen im Unternehmensnetz aufspüren. Haben die Verantwortlichen sich so einen Überblick verschafft, können sie ihr Anwendungs- und Dienstportfolio präziser auf die offenbar nicht bedienten Bedürfnisse der Mitarbeitenden abstimmen. Letztlich werden sie in die Lage versetzt, die nicht genehmigten Ressourcen mit bedarfsgerechten, sicheren und intuitiv bedienbaren Lösungen zu ersetzen.

2. Produktive sichere Arbeitsumgebungen schaffen

Selbst der Kommunikationsklassiker E-Mail unterstützt nicht immer alle praktischen Bedürfnisse. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Mitarbeitende regelmäßig große Dateninhalte in einer Nachricht übermitteln müssen, aber damit Limits der zulässigen Mailgröße überschreiten oder eine zu kleine Mailbox viel zu schnell zu voll wird. Nicht wenige Mitarbeitende weichen dann auf andere Mail-Anbieter aus. Damit entzieht sich die Nachrichtenübermittlung der Kontrolle durch die zentrale IT. Die Mehrzahl der angebotenen Lösungen übermittelt die Daten unverschlüsselt und bietet, oft ohne besonderen Schutz ausgestattet, Cyberkriminellen eine ideale Angriffsfläche. Nur ein vollständig abgesicherter E-Mail-Verkehr - beispielsweise durch eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung - kann die Informationen im Nachrichtenverkehr soweit schützen, dass Mitarbeitende selbst sensible, personenbezogene oder geschäftskritische Daten ohne Bedenken versenden können. Und wenn der IT-Administrator die maximale Größe der Nachrichten und Mailboxen den Bedürfnissen entsprechend festgelegt, bleiben die Mitarbeiter dieser vorgeschlagenen E-Mail-Lösung treu.

Auch virtuelle, browserbasierte Datenräume bieten eine effiziente Möglichkeit für das Teilen von Informationen und für eine Kollaboration ohne Sicherheitsrisiko. Diese besonders abgesicherten Ressourcen schützen nicht nur personenbezogene und andere sensible Daten vor unerlaubtem Zugriff, sondern organisieren zugleich die Zugriffsrechte Einzelner und von Gruppen. Mitarbeitende können auf die in den Datenräumen gespeicherten Daten ortsunabhängig und sicher zugreifen und Dateien jeder Größe auch über Unternehmensgrenzen hinweg ohne Risiko austauschen.

3. Automatisierte Workflows für mehr Datensicherheit

IT-Verantwortliche können proaktiv ihren Mitarbeitenden Tools an die Hand geben, um gerade lästige Aufgaben automatisiert zu erledigen. Auch dadurch verhindern sie das Abwandern von Beschäftigten in die Schatten-IT. Lösungen für einen automatisierten Datenworkflow bieten eine einfach zu integrierende offizielle Alternative im Gegensatz zu dem in vielen Firmen vorhandenen Wildwuchs an einzelnen Tools, die automatisch Daten synchronisieren, verarbeiten, versenden, archivieren oder auch Freigaben generieren sollen. Die Ablage von Dokumenten, der postalische Versand von Gehaltsabrechnungen oder manuelle Bewerbungsprozesse können so schneller und zuverlässiger erledigt werden - für mehr Effizienz und Sicherheit im Tagesgeschäft. Geeignete Automatisierungs-Plattformen unterstützen dabei, Daten gesetzeskonform zu verarbeiten. Zudem bleiben auch hier die Daten während des gesamten Workflows Ende-zu-Ende verschlüsselt. Eine revisionssichere Prozessautomatisierung verhindert zudem eine nachträgliche Datenmanipulation. Durch ein solches Hilfsangebot erhalten Mitarbeitende mehr Freiraum, sodass sie sich auf wesentliche, höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Solche Hilfen werden akzeptiert.

4. Mehr Sicherheitsbewusstsein durch Schulungen

Die meisten Mitarbeitenden nutzen die kostenfreien Tools nicht, um dem Unternehmen zu schaden. Sie fühlen sich eher durch zu rigide Sicherheitsbestimmungen im Unternehmen eingeschränkt oder ärgern sich über zu langsame Reaktionen der IT-Verantwortlichen auf ihre Anfragen. Persönliche, nicht von der IT freigegebene Konten lassen sich dagegen oft im ersten Schritt unkomplizierter, flexibler und schneller nutzen. In regelmäßigen Schulungen sollten Unternehmen daher ihre Mitarbeitenden über die Risiken nicht-autorisierter Software informieren und ihnen klar machen, dass ein unkontrolliertes Sammelsurium an IT-Tools den Datenschutz und die Datensicherheit des Unternehmens gefährden. Sie sollten Mitarbeitende außerdem ermutigen, fehlende Lösungen proaktiv einzufordern, anstatt hinter dem Rücken der IT eine gefährliche Selbsthilfe zu starten.

Durch regelmäßige, offene Kommunikation können Unternehmen einer Schatten-IT effektiv entgegenwirken. Um einen verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten zu erreichen, sollten Geschäftsführung und IT-Verantwortliche daher sichere Software-Lösungen unterstützen, die Compliance und einfache Bedienbarkeit in den Mittelpunkt stellen.

Über den Autor: Ari Albertini ist Co-Chief Executive Officer, Ftapi Software GmbH, Spezialistin für sichere Daten-Workflows. Nach Stationen in der Wissenschaft und der Projektberatung ist er seit 2015 bei Ftapi. Als Wirtschaftsinformatiker (M.Sc.) und Alumnus der TU München verfügt er über mehr als zehn Jahre Erfahrung im Bereich der Strategieentwicklung, IT-Beratung, Software-Development sowie Produktkonzipierungen. Bei Ftapi kümmert er sich zudem um Themen wie agiles Arbeiten und Innovationen und ist regelmäßig als Autor von Fachbeiträgen sowie als Sprecher bei Branchen-Events tätig. (Ftapi Software: ra)

eingetragen: 08.01.23
Newsletterlauf: 17.03.23

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Fachartikel

Grundlagen

Big Data bringt neue Herausforderungen mit sich

Die Digitale Transformation zwingt Unternehmen sich mit Big Data auseinanderzusetzen. Diese oft neue Aufgabe stellt viele IT-Teams hinsichtlich Datenverwaltung, -schutz und -verarbeitung vor große Herausforderungen. Die Nutzung eines Data Vaults mit automatisiertem Datenmanagement kann Unternehmen helfen, diese Herausforderungen auch mit kleinen IT-Teams zu bewältigen. Big Data war bisher eine Teildisziplin der IT, mit der sich tendenziell eher nur Großunternehmen beschäftigen mussten. Für kleinere Unternehmen war die Datenverwaltung trotz wachsender Datenmenge meist noch überschaubar. Doch die Digitale Transformation macht auch vor Unternehmen nicht halt, die das komplizierte Feld Big Data bisher anderen überlassen haben. IoT-Anwendungen lassen die Datenmengen schnell exponentiell anschwellen. Und während IT-Teams die Herausforderung der Speicherung großer Datenmengen meist noch irgendwie in den Griff bekommen, hakt es vielerorts, wenn es darum geht, aus all den Daten Wert zu schöpfen. Auch das Know-how für die Anforderungen neuer Gesetzgebung, wie der DSGVO, ist bei kleineren Unternehmen oft nicht auf dem neuesten Stand. Was viele IT-Teams zu Beginn ihrer Reise in die Welt von Big Data unterschätzen, ist zum einen die schiere Größe und zum anderen die Komplexität der Datensätze. Auch der benötigte Aufwand, um berechtigten Zugriff auf Daten sicherzustellen, wird oft unterschätzt.

Bösartige E-Mail- und Social-Engineering-Angriffe

Ineffiziente Reaktionen auf E-Mail-Angriffe sorgen bei Unternehmen jedes Jahr für Milliardenverluste. Für viele Unternehmen ist das Auffinden, Identifizieren und Entfernen von E-Mail-Bedrohungen ein langsamer, manueller und ressourcenaufwendiger Prozess. Infolgedessen haben Angriffe oft Zeit, sich im Unternehmen zu verbreiten und weitere Schäden zu verursachen. Laut Verizon dauert es bei den meisten Phishing-Kampagnen nur 16 Minuten, bis jemand auf einen bösartigen Link klickt. Bei einer manuellen Reaktion auf einen Vorfall benötigen Unternehmen jedoch circa dreieinhalb Stunden, bis sie reagieren. In vielen Fällen hat sich zu diesem Zeitpunkt der Angriff bereits weiter ausgebreitet, was zusätzliche Untersuchungen und Gegenmaßnahmen erfordert.

Zertifikat ist allerdings nicht gleich Zertifikat

Für Hunderte von Jahren war die Originalunterschrift so etwas wie der De-facto-Standard um unterschiedlichste Vertragsdokumente und Vereinbarungen aller Art rechtskräftig zu unterzeichnen. Vor inzwischen mehr als einem Jahrzehnt verlagerten sich immer mehr Geschäftstätigkeiten und mit ihnen die zugehörigen Prozesse ins Internet. Es hat zwar eine Weile gedauert, aber mit dem Zeitalter der digitalen Transformation beginnen handgeschriebene Unterschriften auf papierbasierten Dokumenten zunehmend zu verschwinden und digitale Signaturen werden weltweit mehr und mehr akzeptiert.

Datensicherheit und -kontrolle mit CASBs

Egal ob Start-up oder Konzern: Collaboration Tools sind auch in deutschen Unternehmen überaus beliebt. Sie lassen sich besonders leicht in individuelle Workflows integrieren und sind auf verschiedenen Endgeräten nutzbar. Zu den weltweit meistgenutzten Collaboration Tools gehört derzeit Slack. Die Cloudanwendung stellt allerdings eine Herausforderung für die Datensicherheit dar, die nur mit speziellen Cloud Security-Lösungen zuverlässig bewältigt werden kann. In wenigen Jahren hat sich Slack von einer relativ unbekannten Cloud-Anwendung zu einer der beliebtesten Team Collaboration-Lösungen der Welt entwickelt. Ihr Siegeszug in den meisten Unternehmen beginnt häufig mit einem Dasein als Schatten-Anwendung, die zunächst nur von einzelnen unternehmensinternen Arbeitsgruppen genutzt wird. Von dort aus entwickelt sie sich in der Regel schnell zum beliebtesten Collaboration-Tool in der gesamten Organisation.

KI: Neue Spielregeln für IT-Sicherheit

Gerade in jüngster Zeit haben automatisierte Phishing-Angriffe relativ plötzlich stark zugenommen. Dank künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und Big Data sind die Inhalte deutlich überzeugender und die Angriffsmethodik überaus präzise. Mit traditionellen Phishing-Angriffen haben die Attacken nicht mehr viel gemein. Während IT-Verantwortliche KI einsetzen, um Sicherheit auf die nächste Stufe zu bringen, darf man sich getrost fragen, was passiert, wenn diese Technologie in die falschen Hände, die der Bad Guys, gerät? Die Weiterentwicklung des Internets und die Fortschritte beim Computing haben uns in die Lage versetzt auch für komplexe Probleme exakte Lösungen zu finden. Von der Astrophysik über biologische Systeme bis hin zu Automatisierung und Präzision. Allerdings sind alle diese Systeme inhärent anfällig für Cyber-Bedrohungen. Gerade in unserer schnelllebigen Welt, in der Innovationen im kommen und gehen muss Cybersicherheit weiterhin im Vordergrund stehen. Insbesondere was die durch das Internet der Dinge (IoT) erzeugte Datenflut anbelangt. Beim Identifizieren von Malware hat man sich in hohem Maße darauf verlassen, bestimmte Dateisignaturen zu erkennen. Oder auf regelbasierte Systeme die Netzwerkanomalitäten aufdecken.

DDoS-Angriffe nehmen weiter Fahrt auf

DDoS-Attacken nehmen in Anzahl und Dauer deutlich zu, sie werden komplexer und raffinierter. Darauf machen die IT-Sicherheitsexperten der PSW Group unter Berufung auf den Lagebericht zur IT-Sicherheit 2018 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufmerksam. Demnach gehörten DDoS-Attacken 2017 und 2018 zu den häufigsten beobachteten Sicherheitsvorfällen. Im dritten Quartal 2018 hat sich das durchschnittliche DDoS-Angriffsvolumen im Vergleich zum ersten Quartal mehr als verdoppelt. Durchschnittlich 175 Angriffen pro Tag wurden zwischen Juli und September 2018 gestartet. Die Opfer waren vor allem Service-Provider in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz: 87 Prozent aller Provider wurden 2018 angegriffen. Und bereits für das 1. Quartal dieses Jahres registrierte Link11 schon 11.177 DDoS-Angriffe.

Fluch und Segen des Darkwebs

Strengere Gesetzesnormen für Betreiber von Internet-Plattformen, die Straftaten ermöglichen und zugangsbeschränkt sind - das forderte das BMI in einem in Q1 2019 eingebrachten Gesetzesantrag. Was zunächst durchweg positiv klingt, wird vor allem von Seiten der Bundesdatenschützer scharf kritisiert. Denn hinter dieser Forderung verbirgt sich mehr als nur das Verbot von Webseiten, die ein Tummelplatz für illegale Aktivitäten sind. Auch Darkweb-Plattformen, die lediglich unzugänglichen und anonymen Speicherplatz zur Verfügung stellen, unterlägen der Verordnung. Da diese nicht nur von kriminellen Akteuren genutzt werden, sehen Kritiker in dem Gesetzesentwurf einen starken Eingriff in die bürgerlichen Rechte. Aber welche Rolle spielt das Darkweb grundsätzlich? Und wie wird sich das "verborgene Netz" in Zukunft weiterentwickeln? Sivan Nir, Threat Analysis Team Leader bei Skybox Security, äußert sich zu den zwei Gesichtern des Darkwebs und seiner Zukunft.