Klare Richtlinien nehmen der E-Mail-Archivierung ihren Schrecken

E-Mail-Archivierung sorgt für viel Verwirrung

(05.10.05) - "Welche rechtlichen Anforderungen müssen bei der E-Mail-Archivierung erfüllt wer-den?", haben sich die Teilnehmer der infoWAN-Roadshow gefragt, die sich diesem viel diskutierten Thema widmete. Schnell stand fest: Die Verunsicherung ist aufgrund der Informationsflut groß. Etwas Licht ins Dunkel konnte Dr. Sibylle Gierschmann, Spezialistin im Bereich Informations-Technologie bei der internationalen Rechtsanwaltskanzlei Taylor Wessing, bringen.

Ihre wichtigste Empfehlung: Klare Richtlinien schaffen. Private Mails sollten in der elektronischen Geschäftspost grundsätzlich tabu sein. Denn: Findet keine Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung statt, ist jede Kommunikation als privat anzusehen. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber Telekommunikations- und Telediensteanbieter ist und deshalb das Fernmeldegeheimnis zu wahren hat. Dieses besagt, dass jegliche Überwachung der Inhalte und Verbindungsdaten unzulässig ist. Folge: Es darf nicht archiviert werden. "Wer seinen Mitarbeitern private Mails dennoch erlauben will, sollte ihnen über einen Web-Browser den Zugang zum privaten Webmail-Dienst ermöglichen."

Spezielle Bestimmungen für die Archivierung von E-Mails gibt es nicht, d.h. es gelten die allge-meinen Regeln: E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur muss man im Original aufbe-wahren. Unterlagen, die den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betreffen sowie Buchungsbelege und E-Mails, die zum Verständnis der Handelsbücher erforderlich sind, aber auch "Geschäftsbriefe", also alle Mitteilungen des Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten nach außen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, müssen archiviert werden. Buchungsbelege müssen zehn, Handels- und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Wirklich sicher ist: Mails in Papierform zu archivieren reicht nicht mehr.

Steuerlich relevante Daten sind für den Zugriff des Finanzamtes "in geeigneter Weise" vorzuhalten. Denn der Fiskus kann sich im Falle eines Falles einen Lesezugriff unmittelbar auf das Daten-verarbeitungssystem verschaffen, eine maschinelle Auswertung vom Steuerpflichtigen für den mittelbaren Datenzugriff verlangen oder darauf bestehen, dass die Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung bereit gestellt werden.

Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in digitaler Form vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten sicherzustellen, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Für Hard- und Software gilt gleichermaßen, dass eine nachträgliche Veränderung nicht möglich sein darf. Nachträgliche Bearbeitungen müssen in jedem Fall protokolliert werden und mit dem Dokument zusammen gespeichert werden. Datensicherungsmaßnahmen helfen das Risiko von Unauffindbarkeit, Vernich-tung oder Diebstahl zu vermeiden. (infoWAN: ra)