Wichtige Aspekte bei der Archivierung sind die Regelung von Zugriffsrechten

SYSTEMS 2005: Compliance - Sicherheit elektronischer Dokumente
ist der Schlüssel

(09.11.05) - Die Einhaltung gesetzlicher Auflagen bei der Archivierung von elektronischen Dokumen-ten ist ein Thema von wachsender Bedeutung. Jedoch sind die Unterschiede im Vergleich zu papierbasierten Prozessen bei weitem nicht so groß, wie sie in der allgemeinen Diskussion rund um das Thema Compliance dargestellt werden. Das ist das Fazit einer gemeinsamen Informations-veranstaltung von Adobe Systems, EMC und dem Beratungsunternehmen Zöller & Partner, die im Rahmen der Systems 2005 in München stattfand.

"Compliance ist ein wichtiges Thema", betonte Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner. "Die angstbehaftete Diskussion und der daraus entstandene Hype lassen die Herausfor-derungen für Unternehmen jedoch größer erscheinen als sie in Wirklichkeit sind." Zöller sieht einen der Hauptgründe darin, dass in der öffentlichen Diskussion der falsche Eindruck entstünde, alle elektronischen Dokumente seien unsicher. "Die IT muss die Aufgabe einer alten Berufsgruppe übernehmen - die der Archivare für geschäftskritische Informationen", so Zöller. "Was sie schon seit Jahren für die Finanzbuchhaltung und andere geschäftskritische Systeme erfüllt hat - nämlich die Schaffung ordnungsgemäßer Infrastrukturen und Ablagesysteme - muss sie nun auch für eine wachsende Vielfalt elektronischer Dokumente und Unterlagen tun. Dazu hat sie zwei zentrale Herausforderungen zu lösen: Erstens geht es um die Sicherheit und Zuverlässigkeit jedes einzelnen elektronischen Dokuments, zweitens um deren fristgerechte und ordnungsgemäße elektronische Archivierung."

Elektronische Signatur und zertifizierte Dokumente im Zentrum

Peter Körner, Senior Business Development Manager Enterprise bei Adobe Systems, ergänzte: "Im Zuge der Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte stehen Organisationen vor der Aufgabe, Ver-trauen in die Authentizität und Sicherheit elektronischer Dokumente aufzubauen - bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern." Körner sieht Unternehmen wie Adobe hier in der Verantwortung, diesen Vertrauensaufbau mit entsprechenden Technologien zu unterstützen. Im Zentrum stehen dabei Lösungen, die Prozesse mit elektronischen Dokumenten sicher und nachvollziehbar gestalten und diese auch richtlinienkonform dokumentieren. Eine wichtige Komponente dafür sei laut Körner die elektronische Signatur. "Dieser Tage wurde vom BSI die erste qualifizierte Signaturlösung für PDF zertifiziert, die auf dem Einsatz des frei verfügbaren Adobe Reader als Client-Software basiert", so Körner. Wenn diese Zertifizierung auch generell für die zugrunde liegende Signaturkomponente von 'OPENLiMiT Signcubes' sowie für die Gesamtlösung mit dem Adobe Reader und Adobe Acrobat abgeschlossen sei, werde ein entscheidender Schritt zur Erfüllung gesetzlicher Rahmenbe-dingungen geleistet. "Dann gibt es keine Unterschiede mehr zum Papierdokument. Von der Optik über die Inhalte bis zur handschriftlichen Unterzeichnung - alles wird den Richtlinien entsprechend digital abbildbar und archivierbar sein."

Informations-Management als strategische Komponente

Neben dem Dokument selbst stehen die Sicherheit und ordnungsgemäße Archivierung im Mittel-punkt der Compliance-Diskussion. "Die zentrale Frage ist doch, wer wann und wie lange auf welche Dokumente zugreifen darf", sagt Lothar Hänle, Director Marketing Central & Eastern Europe EMC Software Group, Content Management Software. "Um diese Frage zu beantworten müssen sich Organisationen darüber Gedanken machen, was mit dem Dokument innerhalb der Prozesse geschieht und wie nach der Speicherung das elektronische Archiv geschützt werden kann. Denn das hat einen unmittelbaren Einfluss auf die gesamte Strategie für das Management von Informa-tionen." Hänle hob in diesem Zusammenhang die besondere Bedeutung von Content- und E-Mail-Management, sowie Lösungen für Backup und Recovery hervor. Wichtige Aspekte bei der Archivierung seien zudem die Regelung von Zugriffsrechten, der Schutz vor Manipulation sowie die Einhaltung von Fristen bei der Vernichtung elektronischer Dokumente.

"Wir wären einen großen Schritt weiter, wenn nicht nur die Verstöße gegen gesetzliche Rahmen-bedingungen in den Mittelpunkt der Diskussion gestellt würden", schloss Körner die Diskussions-runde. "Vielmehr geht es doch darum, praktikable Lösungen darzustellen. Wir wollen die Chancen verdeutlichen, die sich für Organisationen ergeben, wenn sie ihre Prozesse auf Basis von elektro-nischen Dokumenten abbilden. Dazu zähle ich vor allem eine erhöhte Sicherheit, Einsparungs-potenziale durch Effizienzsteigerung und natürlich die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien."
(EMC: Adobe: ra)

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