Studie belegt die wichtige Rolle der E-Mail-Korrespondenz für das Unternehmenswissen

Kroll Ontrack gibt Handlungsempfehlungen für den sicheren Umgang
mit E-Mails

(24.07.08) - Rund die Hälfte der Führungskräfte in Unternehmen hält Mailboxinhalte für wichtiger als alle anderen geschäftskritischen Dateien. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Erhebung von Kroll Ontrack. Wenn die Befragten sich zwischen einer Rettung ihrer E-Mail-Dateien oder aller anderen elektronischen Informationen entscheiden müssten, würden 54 Prozent der Befragten sich für die Mailboxen und gegen das sonstige Unternehmenswissen entscheiden.

Generell gibt die Umfrage von Kroll Ontrack interessante Einblicke in die Bewertung digitaler Informationen. Müssten sich die Betroffenen bei der Datenrettung für die Auswahl eines Formats entscheiden, würden 34 Prozent die .doc-Dokumente retten lassen, während Datenbanksätze mit Kundenangaben nur bei 26 Prozent oberste Priorität haben.

Die Studie belegt die wichtige Rolle der E-Mail-Korrespondenz für das Unternehmenswissen. Unternehmen stehen angesichts des geschäftskritischen Charakters dieses Kommunikations-kanals in der Pflicht, dessen Ausfallzeiten konsequent zu minimieren. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen, den Speicherplatz zu begrenzen, der den einzelnen Mitarbeitern für ihre Mailboxen zur Verfügung steht. Ungewollt steigern sie so jedoch nur das Risiko, dass einzelne Anwender ihre E-Mails verlieren. Die Beschäftigten umgehen nämlich oft die verhängten Kapazitätsobergrenzen, indem sie ihre elektronische Post stattdessen lokal auf der Festplatte ihres Arbeitsplatzrechners sichern. Dadurch ist die Post aber nicht mehr in ein zentrales Backup eingebunden. Bei einem Absturz des lokalen E-Mail-Systems auf dem Rechner sind diese Informationen verloren.

Angesichts der Umfrageergebnisse und der großen Ängste leitender Angestellter vor Mailbox-Verlusten gibt Kroll Ontrack folgende Handlungsempfehlungen für den sicheren Umgang mit E-Mails:

1. Oberste Priorität Mailbox-Management: Um laufend alles im Griff zu behalten, sollten regelmäßig Postfächer aufgeräumt und alte E-Mails zu abgelaufenen Projekten noch separat archiviert werden. Denn je größer der Speicherbedarf der E-Mailbox, umso größer ist auch das Risiko, dass Mails verloren gehen.

2. Überprüfen der Backups. Die Qualität der gesicherten Daten sollte regelmäßig durch ein Restore überprüft werden. Nur so kann sicher gestellt werden, dass Informationen im Ernstfall auch wirklich abgerufen werden können.

3. Vorbereitung auf den Ernstfall. Ein Notfallplan sollte die Taktik und die Maßnahmen definieren, die ein Unternehmen für den Fall des Datenverlustes ergreifen möchte. Darin sollten auch Prioritäten für den Fall festgesetzt werden, dass die Postfächer mehrerer Mitarbeiter betroffen sind. So spart das Unternehmen im Ernstfall Zeit, Geld und Ressourcen.

4. Wichtige E-Mails nicht lokal speichern: Wichtige Mails sollten nur auf Speichermedien archiviert werden, die im Optimalfall an ein zentrales Backup angebunden sind. Wer seine Post nur lokal abspeichert, arbeitet ohne doppelten Boden.

5. Abhilfe durch Mailbox-Recovery: Wenn eine Mail oder ein Postfach aus Versehen gelöscht oder eine bestimmte Information aus der zentralen Backup-Datei benötigt wird, stehen IT-Administratoren auch Mittel und Wege zur Verfügung, eine einzelne E-Mail oder die ganze Mailbox in Microsoft Exchange-Umgebungen einfach wiederherzustellen.

(Kroll Ontrack: ma)