Fokussierung auf IT-Kosten behindert Ausrichtung der IT-Services an Unternehmenszielen

Zieldifferenzen sowie Mentalitätsunterschiede von IT- und Fachabteilung stellen weitere Hürden dar

(23.10.08) - Obwohl die meisten Unternehmen, die IT Service Management (ITSM) betreiben, ihre IT-Services an den Geschäftszielen bereits ausrichten, konzentrieren sie sich nach wie vor noch zu sehr auf die IT-Kosten. Dies hängt auch mit den unterschiedlichen Zielen von IT- und Fachabteilungen zusammen. Hier ist ein Umdenken der IT und des Managements der Unternehmen gefordert, so die Quintessenz aus der aktuellen IDC-Studie "ITSM - Aligning IT with Business".

Im August 2008 hat das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC 203 IT-Fach- und Führungskräfte aus deutschen Unternehmen, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen und ITSM einsetzen oder dies planen, befragt. Das Ziel von IDC war es, den Status Quo sowie die Pläne der Unternehmen im Hinblick auf IT Service Management (ITSM) und insbesondere des IT Business Alignments in Deutschland zu eruieren.

In Bezug auf Business IT Alignment im Rahmen von ITSM antworten über die Hälfte der befragten IT-Fach- und Führungskräfte, dass die IT-Services ihres Unternehmens bereits an den Geschäfts-zielen ausgerichtet sind und weitere 19 Prozent planen dies.

Auf die Frage, wie IT-Abteilungen den messbaren Beitrag zur Wertschöpfung darstellen, sagen über die Hälfte der befragten Unternehmen, dass sie die Reduzierung der IT-Kosten aufzeigen. Weitere 39 Prozent der Nennungen entfallen auf das Reduzieren der Durchlaufzeiten von IT-Prozessen. Erst danach werden typische IT Business Alignment-Formen genannt, wie das Reduzieren der Prozess-kosten für Fachabteilungen (33 Prozent), das Darstellen von Durchlaufzeiten der Geschäftspro-zesse (30 Prozent) oder das Erstellen eines Business Case (29 Prozent).

Darstellung des messbaren Beitrages zur Wertschöpfung der IT-Services durch die IT-Abteilung

Quelle: IDC 2008, IT Service Management - Aligning IT with Business, Wunsch und Wirklichkeit in Deutschland 2008

Dieses Ergebnis verdeutlicht wie stark die IT-Abteilungen noch immer auf sich selbst, respektive die IT-Kosten, fixiert sind. Unter einem Beitrag zur Wertschöpfung ist jedoch viel mehr das effektive Gestalten von Geschäftsprozessen zu verstehen. Das Automatisieren von Prozessschritten kann zu verkürzten Durchlaufzeiten und damit zu mehr Prozesseffizienz führen. "Angestrebte Kosten-einsparungen werden dann nicht auf der IT-Seite, sondern erst beim Betrachten des gesamten Geschäftsprozesses auf Seiten der Fachabteilung erzielt. Diese Einsparungen sind meist vielfach höher als potenzielle Zusatzkosten für die IT", kommentiert IDC Analyst Matthias Kraus.

Es ist daher in der IT ein Umdenkprozess erforderlich, um sich selbst und die eigenen Leistungen besser zu positionieren. "Wollen die IT-Abteilungen ihre Position im Unternehmen stärken und als Partner der Fachabteilungen wahrgenommen werden, müssen sie auf einen messbaren Beitrag zur Wertschöpfung – und die Form der Darstellung – achten", rät Matthias Kraus. Dabei zeigen die Ergebnisse, dass die Unternehmen, die bereits umfangreich ihre IT-Services auf die Geschäftsziele ausgerichtet haben, sehr häufig einen Business Case zur Darstellung des messbaren Beitrages zur Wertschöpfung nutzen. Gerade beim Management werden die IT-Abteilungen durch diese Darstellungsform ihre Chancen erhöhen können, neue Budgets zu erhalten und die Position der IT-Abteilung zu stärken.

Allerdings kann der Fokus auf die IT-Kosten auch vom Management gesteuert werden, denn in vielen Unternehmen liegen die Prioritäten eindeutig auf Kosteneinsparung in der IT-Abteilung. Dies erschließt sich auch aus dem größten Hindernis beim IT Business Alignment. Am häufigsten nennen die befragten IT-Fach- und Führungskräfte die unterschiedlichen Ziele von IT- und Fachabteilungen (46Prozent). Die Grundvoraussetzung für eine Zusammenarbeit sind jedoch gemeinsame – oder zumindest aufeinander abgestimmte – Ziele. Die IT-Abteilungen stehen also im Spannungsfeld zwischen IT-Kostenreduzierung einerseits und den Anforderungen der Fachabteilungen – Optimierung der Geschäftsprozesse – andererseits.

Die unterschiedliche Mentalität von IT- und Fachabteilung (43 Prozent) sowie Sprachprobleme
(36 Prozent) zwischen diesen Abteilungen sind weitere große Barrieren beim IT Business Alignment. In engem Zusammenhang damit steht auch das von 33 Prozent der Ansprechpartner genannte Hemmnis, dass zu wenig technisches Verständnis bei den Fachabteilungen vorhanden sei. Diese Antwort stellt jedoch eine sehr einseitige Sichtweise der IT-Verantwortlichen dar. "Es kann schließlich nicht die Hauptaufgabe der Fachabteilungen sein, die oftmals komplexen technischen Zusammen-hänge der IT-Welt zu verstehen. Die IT muss sich vielmehr bemühen, die Themen einfach und verständlich darzustellen. Und das im eigenen Interesse, denn sie müssen sich von einer Kostenstelle, die kaum Mehrwert bietet und einfach ausgelagert werden kann, zu einem echten Partner der Fachabteilungen entwickeln" erläutert Kraus.

Hier könnten die ITSM-Anbieter eine wichtige Schnittstelle darstellen und sich als Vermittler positionieren. Als Außenstehende zwischen der IT-Abteilung einerseits und den Fachabteilungen sowie dem Management andererseits würden sie quasi eine Moderatorenfunktion übernehmen. Die ITSM-Anbieter könnten die IT-Abteilungen auch beim Darstellen des messbaren Beitrages unterstützen; beispielsweise beim Bewerten von Geschäftsprozessen oder dem Erstellen eines Business Case. (IDC: ra)