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Rubrik: Produkte/Archivierung GROUP Technologies: Direkte Übergabe von E-Mails an Archivsysteme Revisionssichere E-Mails generieren (09.12.04) - Für steuerrelevante E-Mails ist eine unveränderbare, revisionssichere Archivierung vorge-schrieben. In vielen Unternehmen werden E-Mails jedoch zuerst zugestellt und anschließend archiviert. Dadurch sind E-Mails nicht manipulations- und revisionssicher. Mit dem neuen Modul "iQ.Suite Bridge" für Lotus Domino und Microsoft Exchange / SMTP schafft GROUP Technologies, Hersteller von Software für E-Mail Lifecycle Management (ELM), Abhilfe. iQ.Suite Bridge schützt Unternehmen vor Verlust und Manipulation zu archivierender E-Mails. Alle E-Mails werden bereits bei ihrem Eintreffen auf dem Mail-Server abgefangen, geprüft und als "Original" an das Archivsystem weitergeleitet - noch bevor sie der eigentliche Empfänger erhält.
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Die meisten herkömmlichen E-Mail-Archivlösungen übernehmen E-Mails erst, nachdem sie in den Empfänger-Postfächern eingetroffen sind. Die vollständige und unveränderbare Archivierung des E-Mail-Verkehrs ist nicht gewährleistet, da Anwender die eingegangenen E-Mails ändern oder löschen können. Damit E-Mails jedoch unverändert und später im Original wieder herstellbar sind, müssen sie auf dem Weg vom Server zum Empfänger-Postfach und in der Mailbox des Empfängers vor Manipulation und etwaigem Löschen geschützt sein. Dies geht nur, wenn der Schutz bereits bei Eintritt der Nachrichten am Server beginnt. iQ.Suite Bridge fängt E-Mails am Mail-Server ab und führt sie der Archivierung zu, nachdem die Inhalte auf Vorschriften, Spam und Viren geprüft und die E-Mails nach Inhalten und Adressdetails klassifiziert wurden. Somit erreichen nur "saubere" und relevante E-Mails samt Anhang die Archivsysteme. Das Modul übergibt E-Mails außerdem an externe Systeme, wie zum Beispiel Compliance-Systeme, ERP-, DMS/ECM- oder CRM-Anwendungen. "Virenschutz, Spam-Abwehr, E-Mail-Verschlüsselung und -Klassifizierung lassen sich mit der Weiterverarbeitung von E-Mails zu einem durchgängigen und sicheren Geschäftsprozess verbinden", erläutert Frank Kresse, Vorstand und CTO von GROUP Technologies. Um dieses so genannte E-Mail Lifecycle Management zu realisieren, kooperiert GROUP Technologies mit namhaften Herstellern von Archivsystemen. iQ.Suite Bridge übergibt wichtige Metadaten für die Indexerstellung automatisch an das Archivsystem. Die E-Mail-Korrespondenz ist so anhand von Schlagwörtern zu einem späteren Zeitpunkt wieder herstellbar, etwa für eine Steuerprüfung oder für interne oder externe Audits. Bei der Übergabe an Archivsysteme lassen sich E-Mails in einem Compliance-System "zwischenparken" und auf Konformität mit internen Vorgaben und gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften prüfen. Je nach Ergebnis der Prüfung stellt iQ.Suite die E-Mails in Quarantäne, löscht sie oder leitet sie an die Empfänger oder an Dritte weiter. (ma) GROUP Technologies Kontakt:
Markus Goss Tel. (0721) 49011-515, Fax (0721) 49011-99 |
