Rubrik: Produkte/Archivierung

GFI: Neue E-Mail-Archivierungslösung für Microsoft Exchange Server vorgestellt

"MailArchiver for Exchange" erlaubt einfache Erfüllung gesetzlicher Archivierungsvorschriften

(10.12.04) ­ GFI hat die Veröffentlichung von "GFI MailArchiver for Exchange" bekannt gegeben. Mit der neuen, benutzerfreundlichen Lösung zur Archivierung elektronischer Post können Unternehmen alle internen und externen E-Mails in einer gemeinsamen SQL Server-Datenbank sichern. Gesetzliche Archi-vierungsbestimmungen wie der Sarbanes-Oxley Act lassen sich dank GFI MailArchiver leichter einhalten. Zudem profitieren Anwender mit der neuen GFI-Lösung von einem schnellen und zentralen Zugriff auf ihre E-Mail-Korrespondenz per Web-basierter Suchoberfläche.

Einfaches Erfüllen gesetzlicher Vorschriften zur E-Mail-Archivierung

Organisationen sind gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente (darunter auch E-Mails) zu archivieren, nicht zuletzt durch den wegweisenden Sarbarnes-Oxely Act. Er gehört zur wachsenden Anzahl von Gesetzen und Richtlinien, in deren Rahmen das Archivieren von Dokumenten vorgeschrieben ist. Hierzu zählen unter anderem die Securities and Exchange Commissions (SEC) Rule, der amerikanische Fair Labor Standards Act für gerechte Arbeitsrichtlinien und das amerikanische Arbeitsschutzgesetz (Occupational Safety and Health Act). Bei Nichtbeachtung dieser neuen Regelungen drohen hohe Strafen. Im März dieses Jahres wurde beispielsweise die Bank of America zur Zahlung von 10 Millionen Dollar verurteilt, da E-Mail-Korrespondenz der Bank, die für SEC-Untersuchungen benötigt wurde, entgegen den Richtlinien der US-Börsenaufsicht nicht archiviert worden war. Ebenso kann das Speichern von Daten ohne rasche Zugriffsmöglichkeiten und einfache Zugänglichkeit negative Auswirkungen haben. Beim Verfahren Murphy Oil USA, Inc. gegen Fluor Daniel, Inc. (2002) mussten für den Ausdruck von E-Mails, die auf 93 Sicherungsbändern gespeichert waren, die geschätzten Kosten in Höhe von 2,6 Millionen Dollar vom beklagten Unternehmen übernommen werden.

Nutzung der Journaling-Funktion von Microsoft Exchange Server

Mit GFI MailArchiver for Exchange können Organisationen die gesetzlichen Archivierungsvorschriften einfach und effektiv erfüllen. GFI MailArchiver for Exchange nutzt die Vorteile der Journaling-Funktion von Exchange Server und bietet dadurch eine einzigartige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Exchange Server 2000/2003 schickt bei aktiviertem Journaling alle E-Mails an eine spezielle Journal-Mailbox. GFI MailArchiver ruft die Mitteilungen ab, komprimiert die Anhänge und archiviert sie dann in einer Microsoft SQL Server-Datenbank. Dadurch steht Anwendern eine einzelne, zentrale Zugriffsmöglichkeit zum Durchsuchen ihrer E-Mail-Korrespondenz zur Verfügung. Proprietäre PST-Dateien, die schwer zu durchsuchen und zu sichern sind, müssen somit nicht länger mit großem Aufwand verwaltet werden.

"Andere Lösungen zur E-Mail-Archivierung ersetzen lediglich Unternehmensmitteilungen mit einem Link zu ihrer Datenbank ­ dieser neuralgische Punkt kann jedoch das gesamte E-Mail-System zum Absturz bringen. GFI MailArchiver hingegen wird parallel zu Exchange Server eingesetzt und hat keinen Einfluss auf die Funktionsweise der Microsoft-Lösung", erklärt Nick Galea, CEO von GFI. "GFI MailArchiver bietet eine reibungslosere E-Mail-Archivierung, die weniger in das System eingreift."

Neben der Verringerung des Administrationsaufwands erlaubt der Einsatz von GFI MailArchiver sogar eine Leistungsoptimierung von Exchange. Werden sämtliche Unternehmensmitteilungen auf dem Exchange-Server gespeichert, führt dies allmählich zu einer Verlangsamung der E-Mail-Kommunikation. Durch das Verschieben alter Mitteilungen in eine SQL Server-Datenbank können die Exchange-Informationsspeicher jedoch kompakt gehalten werden, und die Exchange-Performance bleibt auf höchstem Niveau. Im Gegensatz zu den Exchange-Informationsspeichern lassen sich SQL-Datenbanken zudem viel einfacher sichern.

Verringerung des Speicherbedarfs für E-Mails

GFI MailArchiver komprimiert und entpackt Anhänge sofort automatisch. Verglichen mit der Sicherung von Anhängen in den Exchange-Informationsspeichern lässt sich somit sehr viel Speicherplatz sparen. Die Verwendung von SQL Server hat gegenüber Exchange auch den Vorteil, dass eine umfangreichere Auswahl an Komprimierungs- und Backup-Tools mit leistungsfähigeren Funktionen zur Verfügung steht. Zusätzlich wird auch dadurch Speicherplatz gespart, dass GFI MailArchiver bei Anhängen, die für mehrere Empfänger bestimmt sind, nur eine gemeinsame Kopie archiviert. Zudem nehmen in einer SQL-Datenbank archivierte E-Mails 50 Prozent weniger Speicherplatz ein als in PST-Dateien.

Keine Probleme mit PST-Dateien mehr

Für Administratoren ist es sehr zeitaufwändig und mühsam, Anwendern beim Archivieren und Verwalten von E-Mails zu helfen, die in lokalen PST-Dateien gespeichert sind. Diese PST-Dateien werden im Laufe der Zeit immer größer und lassen sich dadurch sehr schwierig sichern und durchsuchen. Der Einsatz von GFI MailArchiver for Exchange verhindert dieses Problem, da Anwender über die Web-basierte Suchoberfläche alte Mitteilungen rasch aus der SQL-Datenbank abrufen können ­ das langwierige, manuelle Durchsuchen von PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an.

Preise und Verfügbarkeit

GFI MailArchiver ist weltweit über Distributoren oder online über die Web-Site von GFI zu beziehen. Die Archivierungslösung ist für bis zu 50 Postfächer für 315 Euro erhältlich. Die Version für eine uneinge-schränkte Anzahl an Postfächern kostet 1125 Euro (alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.). Weitere Produkt-informationen und der Produkt-Download stehen bereit unter: http://www.gfisoftware.de/de/mailarchiver (ma)

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