Elektronische Dokumente über einen Druckvorgang komfortabel und sicher archivieren

Komplettarchiv für elektronische Dokumente - Druckvorgänge genügen zur Langzeitarchivierung

(10.04.07) - Artec Computer baut ihre E-Mail-Archive-Appliance "EMA" zum Komplettarchiv für sämtliche elektronischen Dokumente aus. Grundlage dafür ist eine von Artec entwickelte Funktionalität mit dem Namen "Print to Archive". Diese erlaubt es Anwendern, alle elektronischen Dokumente über einen einfachen Druckvorgang komfortabel und sicher zu archivieren. Print To Archive erfordert keine zusätzlichen Software- oder Hardware-Installationen. Genau wie bei der E-Mail-Archivierung verschlüsselt EMA sämtliche Daten und versieht sie mit einem digitalen Zeit- und Datumsstempel. Anwender können so einen eindeutigen Nachweis über die Echtheit ihrer Daten führen.

Um EMA via Print to Archive als Dokumentenarchiv zu nutzen, bestimmt der Administrator über die EMA-Benutzerschnittstelle lediglich einen oder mehrere der vorhandenen Drucker als "Archiv-drucker". Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware sind nicht notwendig. Ein Druckvorgang bleibt danach im herkömmlichen Sinne bestehen - das Dokument wird wie gehabt auf Papier ausgedruckt, darüber hinaus jedoch automatisch digitalisiert und im EMA - Archiv abgelegt. Eine gewöhnliche Papierablage wird somit überflüssig.

Im Gegensatz zu arbeits- und kostenintensiven Dokumenten-Archivierungslösungen, die Bedienungs- Know-how und ein komplexes Ablagesystem erfordern, archiviert Print to Archive einfach und zeitsparend. Die Dokumente werden im Archiv abgelegt, ohne dass der Anwender zusätzlich sortieren oder weitere Arbeitschritte vornehmen muss. Mit Hilfe der von Artec neu entwickelten umfangreichen EMA-Volltextsuche soll der Benutzer ein archiviertes Dokument jederzeit komfortabel suchen, finden und mit einem Mausklick wiederherstellen können.

Außerdem EMA nach wie vor auch alle ein- und ausgehenden sowie internen Mails, und zwar auch für Lotus Notes. Im Gegensatz zu anderen Lösungen trennt die "E-Mail Archive Appliance" E-Mails nicht in die Bestandteile Header, Body und Anhänge, sondern archiviert sie als Ganzes im Originalzustand. Ein weitreichendes Datensicherungskonzept rundet die Lösung ab. Mithilfe von digitalen Zeit- und Datumsstempeln signiert EMA sämtliche Dokumente und verschlüsselt sie anschließend im AES-Verfahren (Advanced Encryption Standard) mit 128 Bit. Damit lässt sich die Authentizität der archivierten Daten zweifelsfrei belegen. (Artec: ra)