Konventionelle Datensicherung kann eine revisionssichere Archivierung nicht ersetzen

E-Mail-Archivierung: Neues Release 3 der "EMA" jetzt mit mächtiger Suchmaschine

(18.05.07) - Das neue Release 3.01 der E-Mail-Archivierungslösung "EMA" der IT-Security Group verfügt über eine hochmoderne Suchmaschine. Die darin enthaltene, bedienerfreundliche Volltextsuche, die auch alle gängigen Dateiformate von E-Mail-Anhängen mit durchsuchen kann, lässt sich individuell skalieren und ermöglicht es, Suchabfragen so zu gestalten, wie es der Anwender wünscht. Zeitgleich steht jetzt auch die während der diesjährigen Messe CeBIT gezeigte optional erhältliche Funktionserweiterung "Print to Archive" der EMA zur Verfügung. Print to Archive erweitert EMA zu einem Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente. Anwender erhalten hierdurch die Möglichkeit, beliebige Daten während eines Druckvorgangs gleichzeitig digital zu archivieren. Genau so wie beim Vorgang der E-Mail-Archivierung werden auch hier alle Dokumente fälschungssicher mit einer Digitalen Signatur sowie einem elektronischen Zeitstempel versehen und mit AES verschlüsselt in das Archivsystem gespeichert.

Mit der neuartigen Suchmaschine der E-Mail Archive Appliance EMA lassen sich sowohl einfache als auch ganz individuelle Suchabfragen durch eine Kombination mehrerer miteinander in Verbindung stehender Suchbegriffe und Suchfunktionen starten. Für optimale Suchergebnisse stehen neben Stemming und weiteren Feinheiten auch vordefinierte Terminologien bei der Indexierung mit sog. "Stoppwörtern" in 25 Sprachen zur Verfügung. Stoppwörter sind Füllwörter, die keine oder eine kaum semantische Bedeutung besitzen und daher von der Indizierung ausgeschlossen werden sollten. Die Terminologien der jeweiligen Sprachen lassen sich dabei beliebig erweitern.

70 Prozent aller Datensicherungen, die älter als drei Jahre sind, lassen sich nicht mehr vollständig wiederherstellen

Eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung (Thema: Compliance) wird heute durch den Gesetz-geber vorgeschrieben und stellt eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit dar. Viele Unternehmen verwenden auch heute noch die Begriffe "Datensicherung" und "Archivierung" synonym. Die Unterschiede lassen sich jedoch sehr einfach verdeutlichen: Konventionelle Datensicherungs-verfahren stellen prinzipiell nur eine kurz- bis mittelfristig verfügbare Kopie von Datenbeständen dar. Das mag zum Einen daran liegen, dass Hersteller gebräuchlicher Tape-Formate diese im Durchschnitt alle drei Jahre ändern, zum Anderen können Bänder z. B. durch mechanische Beanspruchungen im Laufe der Zeit Fehler aufweisen. Da überrascht es wenig, dass 70 Prozent aller Datensicherungen, die älter als drei Jahre sind, sich nicht mehr vollständig wiederherstellen lassen. Ein zweites, sehr wichtiges Unterscheidungskriterium besteht darin, dass Daten-sicherungen zwar meist in regelmäßigen Abständen erzeugt werden, sie ermöglichen aber keine kontinuierliche Sicherung von Daten. Beispielsweise lassen sich Datenbestände bei einem Systemcrash nur bis zu dem Zeitpunkt der letzten Datensicherung wiederherstellen. Anders verhält es sich bei revisionssicheren Archivierungssystemen. Sie gewährleisten einerseits, dass Daten bereits direkt nach ihrer Entstehung gesichert werden, anderseits eignen sie sich auch für deren Langzeitaufbewahrung. (IT-Security Group: ma)