E-Mails nach gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen aufbewahren und indizieren

Der "Barracuda Message Archiver" garantiert Regeleinhaltung und Storage-Effizienz

(15.02.08) - Barracuda Networks stellt mit dem "Barracuda Message Archiver" eine integrierte Soft- und Hardwarelösung vor, mit der sich E-Mails entsprechend gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen aufbewahren und indizieren lassen. Damit sollen die internen Speicher-Ressourcen innerhalb der Unternehmen effizienter genutzt werden. Nach eigenen Angaben zeichnet sich die Lösung durch einfache Bedienung und Verwaltung sowie eine Installationszeit von weniger als 60 Minuten aus.

Viele aktuelle Änderungen im juristischen sowie behördlichen Bereich zwingen nun auch kleine und mittelständische Unternehmen dazu, ihre E-Mails für künftige Überprüfungen vorzuhalten. Zeitgleich steigen damit die Anforderungen an Speicher- und Datenmanagement. Barracuda will mit dem Barracuda Message Archiver auf diese neuen Kundenbedürfnisse eingehen und eine benutzer-freundliche Komplettlösung anbieten.

Der Barracuda Message Archiver wurde so konzipiert, dass er unabhängig von der Firmengröße Regeleinhaltung und Storage-Effizienz garantiert.

Produktmerkmale sind:

· Erfassen aller neuen E-Mails: Die Lösung erfasst eingehende, ausgehende und interne E-Mails. Dafür verfügt sie über integrierte Journal-Fähigkeiten für unterschiedliche Mailserver, unter anderem für Microsoft Exchange. Bei Standard-Mailservern, die kein Journaling zulassen, agiert der Barracuda Message Archiver als SMTP-Relay, das E-Mail-Client und -Server verbindet.

· Importieren älterer E-Mails: Die Lösung unterstützt bestehende E-Mail-Archiv-Files wie zum Beispiel Microsoft Outlook PST-Files. Ebenso lassen sich E-Mails von bereits existierenden E-Mail-Servern importieren, beispielsweise über die Protokolle MAPI, IMAP oder POP3.

· Verzeichnis-basierte Suche und Abfrage: Mittels einer Liste aller E-Mail-Komponenten werden alle Nachrichten nach Inhalt und Anhang verzeichnen. Zudem gibt es die Option, "tags" anzufügen, um eine individuelle Suche zu ermöglichen. Buchprüfer oder Endkunden können eine Volltextsuche, basierend auf diesen tags oder dem Mail-Inhalt, durchführen. Die gefundenen Nachrichten lassen sich dann zurück zur Inbox des Nutzers exportieren oder weiterleiten.

· Effizientes Speichern der Nachrichten: Die Lösung enthält ein Storage-Array und erlaubt den Anschluss externer Speicherressourcen über Standardprotokolle wie CIFS. Diese Flexibilität erlaubt den Unternehmen, ihre E-Mails von teuren auf kostengünstige Systeme zu verlagern. So lässt sich hochwertiger Speicher für transaktionslastige Produktions-Mailserver besser nutzen. Darüber hinaus eliminiert der Barracuda Message Archiver doppelte E-Mails oder Attachements. Dadurch wird sichergestellt, dass nur eine Kopie komprimiert und abgelegt ist, wodurch sich die Speicherkapazität vergrößern bzw. besser nutzen lässt.

Unterstützung für die Einhaltung von Rechtsvorschriften

Unternehmensregeln, Rechtsvorschriften und Behördenanfragen sind ein wachsender Teil heutiger Administrationsarbeit. Die Anforderungen reichen hierbei von Langzeitvorhaltung der Mails über das Wiederherstellen relevanter Nachrichten bis hin zur Abfrage sämtlicher Kommunikationshand-lungen. Der Barracuda Message Archiver stellt hier die notwendigen Tools zur Verfügung, die der IT-Verantwortliche für eine schnelle Abfrage und zügige Wiederherstellung braucht.

· Laufzeitregeln: Die Laufzeitregel - auch Retention Policy - definiert die Zeitspanne, die eine Mail abrufbar gesichert sein muss. Ebenso lassen sich hier IT-Regeln, Haftungsschutz und rechtliche Vorschriften umsetzen.

· Rollenbasierte Sicherheit: Mittels der rollenbasierten Sicherheitsfunktion können einzelne Rechtevergaben kontrolliert werden. Einzelne Mitarbeiter erhalten so beispielsweise bestimmte Administrationsrechte, Zugang zu bestimmten Nachrichten sowie Rechte zur Inhalts- oder Laufzeitüberwachung. Der Barracuda Message Archiver integriert sich in Active Directory- oder andere LDAP-kompatible Directory-Server.

· Einhaltung und Überwachung von Unternehmensregeln: Das System setzte Standardregeln durch, indem es Nutzerverhalten überwacht und dokumentiert. Dazu gehören beispielsweise die Benutzung vulgärer Sprache, das Versenden persönlicher Informationen oder die Nutzung der Geschäfts-E-Mail für persönliche Zwecke. Zudem stellt es anpassbare Regeln zur Verfügung, mit denen sich benutzerdefinierte Schlüsselwörter und Phrasen auffinden lassen. Nach der Installation kann der Administrator sofort die integrierten Vorschriften nutzen oder neue Vorgabendefinitionen umsetzen. Letztere werden durch die Energize Updates realisiert, die Regelverstöße festhalten und relevante E-Mails protokollieren.

· Prozessbereitschaft und Ermittlungsprozesse: Buchprüfer und Administrator können mit der leistungsstarken Suchfunktion einfach das E-Mail-Archiv durchsuchen und relevante Nachrichten ermitteln und in einer Export-Datei zusammenstellen. Das kann über Schlüsselwörter, Datumsangaben oder Sender/Empfänger-Definition geschehen. Zugriffsaufzeichnungen und damit verbundene Regelwidrigkeiten lassen sich ebenso zusammenführen und bei Bedarf an rechtliche Instanzen weiterleiten, beispielsweise an Anwälte. (Barracuda: ma)