Umwandlung von E-Mails mitsamt Anhängen in eine einzige PDF/A-Datei

DMS Expo 2008: E-Mail-Langzeitarchivierung in PDF/A

(01.08.08) - PDF Tools AG zeigt als Höhepunkt auf ihrem Stand Halle 07, Stand I-61 auf DMS Expo 2008, Köln, 09. bis 11.09.2008, den "3-Heights Document Converter Service". Dieses Produkt erlaubt die Umwandlung von E-Mails mitsamt Anhängen in eine einzige PDF/A-Datei. Das Tool konvertiert auch gängige Formate wie MS Office, PDF und Bilder in PDF/A. Optimale Rechts-sicherheit wird durch die Aufbringung einer Digitalen Signatur gewährleistet. PDF Tools AG verfügt über eine Vielzahl an PDF/A-konformen Produkten, mit denen nach eigenen Angaben sämtliche relevanten Prozesse für die Langzeitarchivierung in PDF/A abgedeckt werden können.

Neue Wege und optimale Sicherheit in der Archivierung von E-Mails

Es besteht für die PDF Tools kein Zweifel, dass sich PDF/A als Standard für die Langzeitarchi-vierung durchsetzen wird. Deshalb liegt es auf der Hand, auch E-Mails in PDF/A zu archivieren. Dabei kann die "Einheit" einer E-Mail beibehalten werden, indem die E-Mail und sämtliche Anhänge in eine einzige PDF/A-Datei umgewandelt werden. Über die Lesezeichen sind die Namen und das ursprüngliche Format der Anhänge im PDF sofort erkennbar. Individuell konfigurierbare Plugins erlauben auch die Umwandlung von weniger gebräuchlichen Dateianhängen. Dieser Vorgehens-ansatz hat den Vorteil, dass die ursprüngliche Anwendung in 10 oder 20 Jahren nicht mehr vorhanden sein muss, um die Informationen aus einem E-Mail abzurufen. Bei der Speicherung der ursprünglichen E-Mail ist dies hingegen nötig. Durch die digitale Signierung der PDF/A-Dateien ist eine optimale Rechtssicherheit garantiert.

Abdeckung einer großen Formatvielfalt und diverser Anwendungsszenarien

Nebst E-Mails können auch sämtliche MS Office-Formate, alle gängigen Bildformate, bestehende PDF's und viele weitere Dateiformate in PDF/A konvertiert werden. Die vollautomatische Umwandlung kann serverseitig über einen Windows Dienst oder eine Batch-Verarbeitung erfolgen, das ebenfalls mitgelieferte API erlaubt die Integration in eine bestehende Anwendung. Ein Windows Explorer Plugin oder die Einrichtung eines Webservices ermöglicht individuelle Konvertierungen direkt am Arbeitsplatz.

Dieses neue Produkt und alle weiteren Lösungen im Bereich PDF und PDF/A werden an der DMS am Stand I-61 in der Halle 7 live gezeigt. Am gleichen Stand wie PDF Tools AG ist auch OPENLiMiT SignCubes AG vertreten, der führende Hersteller von Lösungen im Bereich elektro-nische Signaturen. Zwischen den beiden Unternehmen besteht eine enge Zusammenarbeit.

Am Gemeinschaftsstand des PDF/A Competence Center (G-59) bietet PDF Tools AG ebenfalls umfassende Beratung an. Täglich präsentiert Dr. Hans Bärfuss um 13 Uhr jeweils einen Vortrag zum Thema "Archivierung von E-Mails und digital erzeugten Dokumenten in PDF/A". Der CEO von PDF Tools AG ist Vizepräsident des PDF/A Competence Center und Mitglied im ISO-Komitee für den PDF/A Standard. (PDF Tools: ra)