Zentrale E-Mail-Archivierung schafft Transparenz und verspricht dauerhafte Server-Entlastung

Lokale Speicherung von aufbewahrungspflichtiger elektronischer Geschäftskorrespondenz verursacht Effizienzeinbußen

(10.12.08) - Produktivitätsverluste und Frust bei den Mitarbeitern sind nur zwei von vielen Folgen, wenn elektronische Postfächer von Unternehmen überquellen oder E-Mails nur noch per zeitinten-siver Recherche auffindbar sind. Die lokale Speicherung von aufbewahrungspflichtiger elektronischer Geschäftskorrespondenz verursacht in Unternehmen aller Branchen noch immer nennenswerte Effizienzeinbußen und geht nicht selten mit einer Überlastung der IT-Infrastruktur einher.

Die E-Mail-Compliance-Experten von Group Technologies raten daher von einer dezentralen E-Mail-Archivierung grundsätzlich ab. Group Technologies ist der Bereich E-Mail, Archiving & Adminis-tration der Group Business Software AG. "Gesetzliche und auch betriebliche Anforderungen weisen den Weg zu umfassenden Lösungen, die einen zentralen Ansatz bei der Archivierung von aufbe-wahrungspflichtigen E-Mails verfolgen", erklärt Herbert Reder, Geschäftsbereichsleiter der Group Business Software AG für den Bereich E-Mail, Archiving & Administration.

Zu diesen Lösungen zählt "iQ.Suite Store". Als Bestandteil der E-Mail-Management-Lösung iQ.Suite realisiert Store eine serverseitige Archivierung aller E-Mails samt ihrer Datei-Anhänge. Dabei werden die elektronischen Postfächer der Endanwender anhand definierter Regeln automatisch entlastet. Geschäftsrelevante E-Mails sind demzufolge nicht verloren, sondern stehen langfristig an zentraler Stelle zur Verfügung. Damit gehören Probleme, die aus der lokalen, dezentralen Ablage von E-Mails am Arbeitsplatz des Mitarbeiters resultieren, endgültig der Vergangenheit an. Gleichzeitig werden gesetzliche und betriebliche Vorgaben im Umgang mit der E-Mail-Kommunikation umgesetzt.

Die in "Store" integrierte Single Instance Technologie sorgt zugleich dafür, dass eindeutig identische Inhalte nur einmal im Archiv abgelegt werden. Dadurch werden Speicherprobleme, die durch die Mehrfachablage von identischen Anhängen entstehen, effizient gelöst und somit wertvolle Ressourcen in der Infrastruktur geschont. Darüber hinaus wird auch das schnelle Wiederauffinden von E-Mails im Archiv mittels differenzierter Suchparameter ermöglicht. Dies ist unter anderem ein wichtiger Punkt im Zusammenhang mit Wirtschafts- und Betriebsprüfungen."

Alles in allem trägt eine effiziente Archivierung des E-Mail-Verkehrs maßgeblich zu einer Entlastung der elektronischen Postfächer bei und gewährleistet so eine hohe Mitarbeitermotivation, effiziente Unternehmensprozesse sowie eine leistungsfähige IT-Infrastruktur", fasst Reder die wesentlichen Vorteile von iQ.Suite Store noch einmal abschließend zusammen. (Group Technologies: ra)