CeBIT 2009: Gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von E-Mails

Gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails ist in vielen Unternehmen ein ungelöstes Compliance-Problem

(17.03.09) - Ob Verträge, Geschäftsbriefe oder Bestellungen - E-Mails gewinnen in der Wirtschaft immer mehr an Bedeutung. Deswegen schreibt der Gesetzgeber die Archivierung von elektronischer Geschäftskorrespondenz vor. Doch die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails ist in vielen Unternehmen ein ungelöstes Compliance-Problem. Mit dem System "Mail-to-store" hat die Marcant GmbH auf der CeBIT 2009 ein neues Produkt präsentiert, mit dem die gesetzlichen Vorgaben adäquat, unkompliziert und wirtschaftlich umgesetzt werden können.

"Die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von E-Mails wird in den meisten Unternehmen sträflich vernachlässigt", sagte Thorsten Hojas, Geschäftsführer der Marcant GmbH, anlässlich der Premiere von Mail-to-store auf der CeBIT. Böse Überraschungen gebe es vor allem dann, wenn der Gesetzgeber im Rahmen von Betriebsprüfungen den Anspruch geltend mache, auf die digitalen Unterlagen zuzugreifen.

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Mail-to-store von Marcant unterscheidet sich grundsätzlich von den bereits am Markt vorhandenen Lösungen: Das System funktioniert ganz unabhängig von dem im Unternehmen genutzten E-Mail-Verwaltungsprogrammen und Betriebssystemen. Eine Änderung an der bestehenden IT-Infrastruktur ist somit nicht erforderlich, was erhebliche Kosteneinsparungen nach sich zieht.

Der Kunde kann zudem wählen, ob die Archivierung im eigenen lokalen Netzwerk oder bei Marcant erfolgt. Wird der Prozess über das Rechenzentrum des Bielefelder IT-Unternehmens abgebildet, bieten sich laut Hojas eine Reihe von Vorteilen: "In diesem Fall überwacht, kontrolliert und pflegt Marcant alle Prozesse. Der Kunde erhält über eine Verwaltungsoberfläche Zugriff auf die Mails und in regelmäßigen Abständen eine DVD mit den Daten."

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Darüber hinaus kann ein vorher festgelegter Benutzerkreis über das Online-Archiv jederzeit über die Korrespondenz und Anhänge verfügen. Die integrierte Volltextsuche erleichtert zudem die Verwaltung und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Daten.

Die Sicherheit und Authentizität der Daten hat bei Mail-to-store oberste Priorität. Durch eine fälschungssichere digitale Signatur kann die Echtheit der Mails jederzeit garantiert werden. Die Kombination mit der von Marcant entwickelten Antiviren- und Antispam-Anwendung Mailassistance sorgt für die erforderliche Sicherheit der neuen IT-Lösung. Zudem können gelöschte oder verloren gegangene E-Mails mit einem einzigen Mausklick wieder hergestellt werden. (Marcant: ra)