Eingehende Dokumente verarbeiten und als komprimierte PDF/A-Dateien archivieren

Langzeitstabile Archivierung von Dateien mit minimalen Dateigrößen

(04.06.09) - Ab sofort können Anwender der Integrationsplattform "foxray xbound" ihre eingehenden Dokumente im PDF/A-Format archivieren. Möglich wird dies durch die Integration der "LuraDocument"-PDF-Technologie der LuraTech Europe GmbH. Diese Softwarelösung komprimiert gescannte Dokumente und exportiert sie anschließend in das ISO-Format für Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Dabei werden alle üblichen Scan-Formate wie beispielsweise TIFF, JPEG oder PDF unterstützt. foxray-Kunden profitieren von einer langzeitstabilen Archivierung ihrer Dateien mit minimalen Dateigrößen. Erster Anwender ist bereits der Scan-Dienstleister Ratiodata.

Unternehmen und öffentliche Verwaltungen sind verpflichtet, einen Großteil ihrer Dokumente, wie Anträge, Formulare, Verträge oder Gutachten, über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren. Dabei müssen sie sicherstellen, dass diese aufgrund des kontinuierlich steigenden Dateivolumens nur einen geringen Speicherplatz beanspruchen und vor allem langfristig lesbar bleiben und ein schneller Zugriff möglich ist.

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Mit dem PDF/A-Format können diese Anforderungen einfach und schnell erfüllt werden. Der ISO-Standard für Langzeitarchivierung schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften ist eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.

Die Integration der LuraDocument PDF-Technologie von LuraTech erlaubt es foxray-xbound-Anwendern, ihre Dokumente unmittelbar nach dem Posteingang in hochkomprimierte, durchsuch-bare PDF/A-Dateien zu konvertieren. Erstellt werden können die PDF/A-Formate aus den Quellformaten JPEG, TIFF und PDF. Durch die Konvertierung entstehen kostengünstige, komprimierte Schwarz-Weiß- oder Farbdokumente, die nur wenig Speicherplatz belegen. Damit der Speicherplatzbedarf insgesamt gering gehalten wird, lassen sich die Quelldateien nach der Umwandlung auf Wunsch automatisch aus der xbound-Plattform entfernen.

Die LuraDocument PDF-Technologie wurde in Form einer Aktivität in xbound eingebunden. Diese Aktivität kann auf mehreren Servern parallel ausgeführt werden. Da sich jede Aktivität in jedem Prozess individuell parametrisieren lässt, können auf der gleichen Codebasis zahlreiche Anforderungen abgedeckt werden. Die Produktkombination eignet sich sowohl für die Verarbeitung kleinerer Dokumentenmengen als auch für den Einsatz in hochvolumigen Umgebungen.

Die Integrationsplattform foxray xbound ermöglicht Unternehmen die einfache Anbindung aller Input-Medien und Folgesysteme an den digitalen Posteingang. Sie nutzt eine Standard-Schnittstelle, die den Aufwand für die Integration von Applikationen deutlich reduziert. Alle für den Posteingang erforderlichen Module stehen in Bibliotheken in grafischer Form zur Verfügung. Zusätzlich fungiert das System als Entwicklungsplattform, mit der Partner und Kunden eigene Funktionalitäten integrieren können. Die Integration erfolgt einmalig, so dass sich der Aufwand für das Einrichten neuer Projekte deutlich reduziert. (foxray: ra)