Der Gesetzgeber stellt an die Archivierung digitaler Dateien hohe Anforderungen

TÜV vergibt Prüfsiegel "scanview", "e-Archiv" und "Julia MailOffice"

(16.07.09) - Die Allgeier IT Solutions GmbH hat von der TÜV Saarland Group direkt für drei Archivierungslösungen das TÜV-Prüfsiegel erhalten. Neben einer Zertifikats-Erneuerung des Enterprise Content Management Systems "scanview" wurden auch die Mail-Archivierungslösung
"e-Archiv" sowie die Signatur- und Verschlüsselungslösung "Julia MailOffice" mit der Auszeichnung "Geprüfte Archivierung" zertifiziert.

Die Einsatzbereiche vom scanview 6.0 reichen vom klassischen Archivsystem bis hin zum modernen Dokumenten- und Enterprise Content Management (ECM) mit erweiterten Workflow-Funktionalitäten. In diesem Umfeld sind sowohl das eingebaute Dokumenten-Routing zur Nutzung eines Ad-hoc-Workflows als auch der umfassende WorkflowServer hilfreiche Komponenten, um Geschäftsprozesse rund um das Dokument zu vereinheitlichen und zu automatisieren. Das System scanview ist bei mehr als 500 Kunden aktiv im Einsatz.

eArchiv ist ein im Hintergrund arbeitendes System für die automatische Archivierung von Exchange-Objekten. Julia MailOffice bietet eine bewährte, serverbasierte Lösung zum Ver- und Entschlüsseln von E-Mails sowie zur zentralen Signatur und Signaturprüfung. Mit eArchiv und Julia Mailoffice werden vollständige Integration, Archivierung, Verschlüsselung und Signierdienste für den Unternehmensmailverkehr ermöglicht. Die Systeme bieten umfangreiche Schnittstellen zu Standardsystemen wie z.B. SAP, sage, Office und Navision.

Der Hintergrund des offiziellen Prüfsiegels

Der Gesetzgeber stellt an die Archivierung digitaler Dateien dieselben Anforderungen wie an herkömmliche Papierdokumente. So verlangt die revisionssichere Archivierung, dass digitale Daten, Dokumente und Geschäftsprozesse auch nach mehreren Jahren noch unverändert wieder aufgerufen werden können. Die Dokumente gelten allerdings erst als rechtskräftig, wenn sie mit einer elektronische Signatur versehen werden und damit den Rechtscharakter eines manuell unterzeichneten Schriftstückes erlangen. Das objektive und neutrale Prüfzeichen des TÜVs Saarland überprüft auf gesetzeskonforme Archivierung und zeichnet Archivierungslösungen mit einem deutlichen Qualitätssiegel aus. Dadurch können sich Kunden und Interessenten einer revisionssicheren, compliance-gerechten Archivierung gewiss sein.

Lesen Sie zum Thema "Rechtskonforme Archivierung" auch: Compliance-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

Die Prüfkriterien des TÜVs

Die Prüfungen der Allgeier-Archivierungslösungen erfolgten nach den aktuellen Kriterien des Anforderungskatalog "TÜV geprüfte Archivierung", IT Grundschutz, ISO 27002 und Anforderungen für kaufmännische und CAD-Dokumente. Als Prüfungsgrundlagen wurden unter anderem herangezogen: die Abgabenordnung (AO), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBs) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Es wurden sowohl die Software- und Hardware-Produkte, die Verfahren als auch die Dienstleistungen überprüft.

Alle drei Lösungen - scanview, e-Archiv und Julia MailOffice - bestanden den Zertifizierungsprozess erfolgreich.

Abschließender Nachweis anhand eines Referenzkunden

Um sich zusätzlich vom Einsatz in der Praxis zu überzeugen, wurde die ECM-Lösung scanview vom TÜV abschließend anhand eines global aufgestellten, marktführenden Referenzkunden überprüft. Das exemplarische Industrieunternehmen hat scanview international bei 650 Mitarbeitern aktiv im Einsatz. Es bestätigte sich, dass alle nationalen und internationalen Anforderungen und Gegebenheiten bedient werden. Das scanview Archiv ist SOX-compliant und unterliegt bei dem Referenzkunden ständigen Prüfungen durch eine namhafte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sowie internen und externen Auditoren. Die Verfügbarkeit liegt bei 100 Prozent. (Allgeier: ra)