Revisionssichere digitale Archivierung kommt auch ohne Software-Installation aus

Administrationsfreies Komplettsystem "BvLArchivio" vermeidet Datenpannen

(26.01.10) - Datenschützer und unabhängige Beobachter schlagen Alarm: Trotz verschärfter Neufassung des Datenschutzgesetzes gibt es einen dramatischen Anstieg bei Datenpannen und Missbrauchsfällen. Bei der digitalen Archivierung können Unternehmen durch einen Umstieg auf das administrationsfreie Komplettsystem "BvLArchivio" eine Sicherheitslücke schließen.

"Der Datenschutz wird in seiner Bedeutung immer noch unterschätzt oder im Tagesgeschäft einfach aus den Augen verloren", erläutert Ralph-Norman von Loesch, Geschäftsführer der BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH. "Dabei können Vorstände und Geschäftsführer nach dem Aktien- und GmbH-Gesetz sogar persönlich zur Kasse gebeten werden, wenn sie ihre Sorgfaltspflicht verletzen. Bei Missbrauchsfällen haben Unternehmen darüber hinaus Schadensersatz zu leisten. Schnell können da Millionenbeträge zusammenkommen."

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Ralph von Loesch empfiehlt, die Millionen-Bußgelder, die gegen Unternehmen wie Lidl und die Deutsche Bahn jüngst verhängt worden sind, zum Anlass zu nehmen, über wirksamen Datenschutz nachzudenken. Der "BvLArchivio" sei hierbei ein sinnvoller Baustein: "Bei herkömmlichen digitalen Archivierungsverfahren ist nämlich eines der Hauptprobleme der unkontrollierte und unprotokollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen - sei es durch eigene Mitarbeiter oder externe Spezialisten".

Eine Besonderheit an BvLArchivio sei nun, dass das Betriebssystem bereits auf einer integrierten Festplatte vorhanden ist. "Separat dazu gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten - diese strikte Trennung von Betriebssystem und Daten gewährleistet ein hohes Maß an Datenschutz, da der sonst übliche unkontrollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt."

Das Fertigbox-System für die revisionssichere digitale Archivierung kommt deshalb auch ohne Software-Installationen und EDV-Schulungen aus. Nach dem Prinzip "Plug and play" wird die 30 x 40 x 30 Zentimeter große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatz-bereit - lediglich ein Browser für den Zugriff ist erforderlich.

Pro Box können bis zu fünf Archive angelegt werden, die den Inhalt von etwa 20.000 Ordern fassen können. Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdoku-menten durch einfachen Scan. Eine Volltext-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung (Stempel oder Aufkleber) erübrigt eine Nachbearbeitung.

Gespeichert wird manipulationssicher und verschlüsselt im Langzeitarchivformat "PDF-a". Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchezwecken über die Google-ähnliche BvLArchivio-Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus Buchhaltungsprogrammen. (BvL Bürosysteme: ma)