Gesetzeskonforme Speicherung elektronischer Post spart Kosten und Zeit

"Reddoxx MailDepot": Automatisches E-Mail-Archivierungssystem mit integrierter Volltextsuche

(25.11.10) - Ob Kundenkorrespondenz, Serviceanfragen oder Auftragsbestätigungen: Die E-Mail-Kommunikation nimmt im Geschäftsalltag einen wesentlichen Stellenwert ein. Oftmals sind die Suche nach bestimmten E-Mails sowie das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Das gesetzeskonforme Archivierungssystem "Reddoxx MailDepot" erfasst automatisch alle Nachrichten und speichert diese dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv. Auf die dort hinterlegten E-Mails kann der Anwender jederzeit zugreifen, diese individuell klassifizieren und bei Bedarf weiterverarbeiten. MailDepot ist auch Bestandteil der E-Mail-Komplettlösung "Reddoxx 2.0", das optional die Einzelmodule "Spamfinder" und "MailSealer" beinhaltet.

Mit Reddoxx MailDepot lassen sich alle ein- und ausgehenden E-Mails auf dem Gateway-Level verschlüsselt sowie manipulationsfrei Archivieren. Damit erfüllt die Lösung die gesetzlichen Anforderungen, die in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) definiert sind. Nach Gesetz müssen alle steuerrelevanten elektronischen Nachrichten für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren revisions- und manipulationsfrei Archiviert werden.

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Dabei ist eine klare Trennung von privatem und geschäftlichem E-Mail-Verkehr möglich. Durch die integrierte Datenkompression in MailDepot können Anwender mehr Speicherplatz schaffen und somit ihren Mailserver entlasten. Darüber hinaus lassen sich Spam-Mails von der E-Mail-Archivierung ausschließen.

Die intuitiv bedienbare Benutzerkonsole ermöglicht dem Anwender über eine integrierte Volltext-suche einen schnellen und gezielten Zugriff auf die Archivierten E-Mails. In einer Vorschaufunktion lassen sich deren Inhalt sowie Anhänge anzeigen und bei Bedarf erneut als Kopie ins Postfach zustellen. Versehentlich oder vorsätzlich gelöschte E-Mails sind somit einfach wiederherstellbar. Diese Funktionalitäten können auch in MS Outlook integriert werden. (Reddoxx: ma)