Kooperation für sicheres, rechtskonformes und automatisiertes E-Mail-Management

Reddoxx und agorum entwickelten eine Gesamtlösung für E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement

(25.02.11) - E-Mail-Management-Expertin Reddoxx und agorum, Spezialistin für Dokumenten-management, haben eine gemeinsame Schnittstelle entwickelt. Das Ziel: eine Gesamtlösung für die gesetzeskonforme Archivierung elektronischer Nachrichten, verbunden mit einer unkomplizierten Verwaltung und Organisation aller unternehmensrelevanten Dokumente. Dabei liefert Reddoxx sämtliche Funktionen für ein Compliance-fähiges E-Mail-Archiv, während das Dokumentenmanage-ment-System (DMS) "agorum core" die Nachrichten einzelnen Geschäftsvorfällen und individuellen Workflows zuordnet. Über die Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten der Lösung können sich CeBIT-Besucher am Reddoxx-Messestand (Halle 11, B19), oder am Messestand von agorum (Halle 2, Block 44, Stand 123) vom 1. bis 5. März in Hannover informieren.

Die gemeinsame Lösung bietet eine E-Mail-Verwaltung für Unternehmen jeglicher Größenordnung sowie Endanwender. Eine Schnittstelle verbindet dabei die E-Mail-Archivierungslösung von Reddoxx mit dem Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) agorum core. Damit befinden sich die Dokumente und E-Mails in einer zentralen elektronischen Akte, auf die der Anwender über das DMS zugreifen kann. Neben der Dokumentenablage und Informationsbereit-stellung profitiert der Nutzer von Features, wie beispielsweise E-Mail-, Workflow-, Wiki- und Foren-Funktionen sowie Adressbücher oder Kalender. So lassen sich auch elektronische Akten vollständig abbilden und in Geschäftsprozesse integrieren. Reddoxx bietet ihrerseits komplette Lösungen für Spamschutz, E-Mail-Archivierung, -Verschlüsselung und -Signatur.

DMS und E-Mail-Archivierung in einer Hand

Über die Schnittstellenverbindung von agorum core mit den Reddoxx-Lösungen "Spamfinder" und "MailDepot" werden alle geschäftsrelevanten elektronischen Nachrichten sicher und nach den gesetzlichen Vorgaben gespeichert. E-Mails, die an agorum core weitergegeben werden, ordnet das System vollautomatisch den gewünschten Vorgängen zu. Die Lösung arbeitet dabei nach folgendem Prinzip: Nachdem die eingehenden E-Mails die Firewall durchlaufen haben, prüft der Spamfinder die Nachrichten auf Spam und Viren. Optional hat der User die Möglichkeit, die patentierte CISS-Filterung zu aktivieren, um einen 100-prozentigen Spamschutz zu erhalten. Dieses Verfahren prüft, ob der Absender bereits registriert ist oder nicht. Danach gelangt die E-Mail in das MailDepot. Das gesetzeskonforme Archivierungssystem erfasst automatisch alle Nachrichten und speichert diese rechtskonform, verschlüsselt und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv. Auf die dort hinterlegten E-Mails kann der Anwender jederzeit zugreifen, diese individuell klassifizieren und bei Bedarf weiterverarbeiten.

Automatische E-Mail-Weiterleitung an elektronische Kundenakte

Im nächsten Schritt werden alle für das DMS relevanten Mails herausgefiltert und an agorum core weitergeleitet. Das System erkennt die jeweiligen Nachrichten anhand verschiedener Faktoren, wie beispielsweise Absender, Bestell-, Auftrags- oder Kundennummer, und ordnet sie einer zentralen elektronischen Kundenakte zu. So sind alle Informationen (E-Mails, Dokumente, Schriftverkehr, Verträge) an einem Ablageort gebündelt und für jeden Zugangsberechtigten über eine Browseroberfläche einsehbar. Die jeweiligen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, sobald eine Mail der elektronischen Kundenakte hinzugefügt wurde. Zudem haben alle Berechtigten via Internet und mobile Endgeräte einen standortunabhängigen Zugriff auf die Dokumente und E-Mails. (Reddoxx: ma)