E-Mail-Verkehr gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch archiviert

CeBIT 2011: Securepoint stellt das neue Produkt "Unified Mail Archive" vor

(04.03.11) - E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben und stellen wertvolle Datenbestände im Unternehmen dar, die gesetzeskonform archiviert werden müssen. Der Verlust von E-Mails führt nicht selten zu betriebswirtschaftlichen Schäden. Dem vorzubeugen, stellt Securepoint zur CeBIT 2011 das "Securepoint Unified Mail Archive" als Beta-Version vor.

Securepoint Unified Mail Archive (UMA) stellt den Unternehmen eine gesetzeskonforme, revisionssichere und automatische Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs nach den hohen deutschen Behördenstandards mit Governikus LZA zur Verfügung. UMA verfügt über eine benutzerfreundliche Bedienungsoberfläche. Der direkte Zugriff aus Microsoft Outlook, anderen E-Mail-Clients (z. B. Thunderbird, ApplEmail etc.) und über ein Webinterface ist enthalten. Ein schnelles Finden benötigter E-Mails wird über die volltextindizierte Suche vorgenommen. Die schnelle Wiederherstellung versehentlich oder vorsätzlich gelöschter E-Mails kann jederzeit vorgenommen werden. Ein "Supervisor Mode" nach Vier-Augen-Prinzip für Auditoren und Administratoren zur Einhaltung des gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzes ist ebenfalls vorhanden.

Die technische Integration ist einfach, denn UMA wird transparent in das Netzwerk ohne großen Aufwand vor einem bestehenden Mail-System wie Exchange oder anderen Mails-Servern installiert. Die Anbindung an Active Directory oder LDAP Verzeichnisdienste ist möglich.

Alle E-Mails, die UMA passieren, werden als Kopie inklusive aller Dateianhänge automatisch im Archiv gespeichert. Um die Unveränderbarkeit der E-Mails sicherzustellen, werden die Daten digital signiert.

Das Produkt ist verfügbar als Hardware-Appliance und lauffähig in virtuellen Maschinen wie VMWare.

Vorschrift und Gesetze: E-Mails müssen archiviert werden

Der E-Mail-Verkehr gehört zu den handels- und steuerrechtlich relevanten Geschäftsvorgängen. E-Mails, die im Zusammenhang mit finanzbuchhalterischen Vorgängen stehen - dazu gehört nach aktueller Rechtsprechung bereits ein Angebot - sind nach den Richtlinien der Langzeitarchivierung unveränderbar über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren vorzuhalten.

Die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung von E-Mails stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen: Zum einen muss sichergestellt sein, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Zum anderen müssen die Verfügbarkeit, die Authentizität und die Beweisfähigkeit der E-Mails und Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet bleiben. Die Beweiswerterhaltung wird in Securepoint UMA durch den Einsatz von qualifizierten Signaturen und Zeitstempeln sowie die Trennung zwischen Dokumenten- und Beweis-Archiv sichergestellt. (Securepoint: ma)