Revisionssichere Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten

"Office Manager" unterstützt neues RDX-WORM-Speicherformat

(16.12.11) - Eine der wichtigsten Anforderungen an die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten in Unternehmen ist die Revisionssicherheit. Sprich: Vor allem Unterlagen, die aus steuerrechtlichen Gründen über einen langen Zeitraum - in der Regel bis zu zehn Jahre - aufbewahrt werden müssen, sind im elektronischen Archiv so abzulegen, dass Manipulationen beziehungs-weise Änderungen an diesen ausgeschlossen sind.

Hierzu zählen Belege, Rechnungen und Quittungen ebenso wie andere Dokumente, für die die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) einschlägig sind.

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Die praktische Umsetzung dieser gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Dokumenten-archivierung beginnt bereits bei der Wahl der Datenträger, auf dem die digitalen Unterlagen für den vorgesehenen Aufbewahrungszeitraum gesichert werden. Im Bereich der Datensicherung hat sich seit einigen Jahren die Removable Disk Technology (RDX) als Alternative zu Bandstreamern durchgesetzt. Das Speicherformat war 2004 von ProStor Systems entwickelt worden. Erst kürzlich ist mit den WORM-Datenträgern jedoch ein weiteres, vielversprechendes Verfahren auf den Markt gebracht worden, das auf RDX aufsetzt und von den DMS-Spezialisten des Softwarebüro Krekeler für die revisionssichere Langzeitarchivierung in Unternehmen ausdrücklich empfohlen wird.

WORM steht für "write once read multiple". Demnach können Daten auf dem Datenträger normalerweise auch nur revisionssicher gespeichert werden. "Dank der Kombination mit der RDX-Technologie haben die neuen RDX-WORM-Speichermedien davon abweichend jedoch die Besonderheit, dass normale und revisionssichere Dokumente auf demselben Datenträger gespeichert werden können. Denn die Write-Once-Eigenschaft wird dann erst durch das Setzen des Dateiattributs 'Schreibgeschützt' aktiviert", erklärt Harald Krekeler, Inhaber des Softwarebüro Krekeler. Und ist der Schreibschutz für ein Dokument auf den RDX-WORM-Datenträgern erst einmal gesetzt, so kann dieser nicht mehr aufgehoben werden. Damit die Nutzer der beliebten Archivierungslösung "Office Manager" RDX-WORM für ihre revisionssichere Langzeitarchivierung nutzen können, hat das Softwarebüro Krekeler die neue Version 11.0 mit dem so genannten WORM-Modus ausgestattet. Dieser wird dann automatisch aktiviert, sobald der Anwender Dokumente in die Langzeit-Archivierung überführt. (Softwarebüro Krekeler: ra)