Rubrik: Produkte/Dienstleistungsangebote

Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Verwaltung aktiver Dokumente

DMS Expo 2007: Individuelle Dokumentenmanagement-Services

(14.08.07) - Beim diesjährigen Messeauftritt von Iron Mountain auf der DMS Expo in Halle 7, Stand E110 steht die Verwaltung aktiver Dokumente im Mittelpunkt. Damit ist das Management physischer und elektronischer Dokumente gemeint, die Teil eines aktiven Unternehmensprozesses sind und deshalb noch nicht endgültig archiviert werden können.

Iron Mountain legt bei ihren Dokumentenmanagement-Services besonderen Wert darauf, im ersten Schritt zu analysieren, wie hoch die Zugriffsrate auf die einzelnen Dokumente ist. Erst dann gibt Iron Mountain eine Empfehlung, in welcher Form die jeweiligen Dokumente am kosteneffektivsten und dem Geschäftsprozess entsprechend abgelegt werden sollen. So ist die physische Archivierung nur der Dokumente angebracht, die selten benötigt werden. Ist die Zugriffsrate höher, ist das Scannen und Indizieren sowie digitale Archivieren dieser Dokumente sinnvoll. Um Kosten zu sparen, werden dabei nur die Dokumente digitalisiert, auf die der Kunde häufig zugreifen muss.

Bei Bedarf kann der Kunde "on demand" sämtliche Dokumente anfordern, die Iron Mountain dann in der gewünschten physischen oder elektronischen Form zustellt. Mit seinen Services deckt Iron Mountain den gesamten Dokumenten-Lifecycle ab - von der Erfassung, Sortierung und Archivierung von physischen Informationen über hochvolumiges und On-Demand-Scanning und Hosting elektronischer Daten bis hin zur Fristenkontrolle und Vernichtung der Unterlagen. So unterstützt Iron Mountain ihre Kunden bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften.

"Unsere Erfahrung zeigt: Der Zeit- und Ressourcenaufwand in Unternehmen für die Verwaltung ihrer aktiven Dokumente ist immens. Oft passt das Dokumentenmanagement nicht zu den internen Geschäftsprozessen, ist umständlich, unpraktikabel und kostenintensiv. So ist es häufig nicht nötig und viel zu teuer, alle Dokumente zu scannen und zu indizieren. Iron Mountain bietet jedem Unternehmen ein individuelles Service-Angebot, das das Management aller Unterlagen, das heißt sowohl aktive physische Akten als auch digitale Dokumente, umfasst. Damit sind wir am Markt einzigartig", erklärt Julia Daehne, DMS Produkt Marketing Manager bei Iron Mountain. (Iron Mountain: ra)