Rubrik: Produkte/Dienstleistungsangebote

Spam-Schutz und revisionssichere Archivierung als Service

Wenn mittelständische Firmen das Thema E-Mail-Archivierung mit wenig Aufwand vom Tisch haben wollen

(29.10.09) - Die Dunkel GmbH, ein auf Internetsicherheit und -verfügbarkeit spezialisierter Lösungsanbieter, ergänzt ihren "Mail Security Service" um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung. Firmen können jetzt ihre E-Mail-Kommunikation schützen, Spam einfach abweisen und gleichzeitig die gesamte Geschäftsmail verlustfrei und sicher archivieren lassen. Der Service ist kompatibel zu allen gängigen Mailsystemen und kann schnell und ohne Installationsaufwand aktiviert werden.

Viele mittelständische Unternehmen sind noch unentschieden, ob bzw. wie sie ihre E-Mail archivieren sollen. Laut Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung sind alle Unterlagen, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Aufhebung eines Geschäfts dienen oder anderweitig steuerlich relevant sind, archivierungspflichtig - auch wenn diese per E-Mail ausgetauscht wurden. Eine elektronische und rechtssichere Archivierung ist für steuerlich relevante Unterlagen, die mit einem DV-System erstellt wurden, vorgeschrieben (siehe GdPDU). Betriebsprüfer können zwar bei mangelhaft verfügbaren Unterlagen zu unangenehmen Sanktionen greifen, in der Praxis dürfte aber eine fehlende E-Mail-Archivierung für die Betroffenen das kleinere Problem sein. Viel häufiger nutzen Unternehmen ihre E-Mail-Archive bei Unstimmigkeiten oder Rechtsstreitigkeiten mit Geschäftspartnern. In solchen Fällen kann ein zweifelsfreier Nachweis des Originalzustandes einer Nachricht, aber auch ein Nachweis, dass eine bestimmte E-Mail nicht eingegangen ist, Gold wert sein. Das alles sind Argumente für eine revisionssichere, digitale Archivierung der Geschäftsmail noch bevor sie den Empfänger erreicht und verändert werden kann.

Lesen Sie zum Thema "Managed Services" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

Für Firmen, die den Aufwand für den Betrieb einer geeigneten Archivierungslösung scheuen, ist der Managed Service der Dunkel GmbH eine bequeme Alternative. Dunkel E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails verlustfrei, unveränderbar und wieder auffindbar archiviert werden. Die Integrität jeder E-Mail wird unter anderem mit Prüfsummen und signatur-gesetzkonformen Zeitstempeln gewährleistet. Im Gegensatz zu den meisten Archivierungslösungen kann Dunkel auch einen fälschungssicheren Nachweis liefern, dass eine E-Mail nicht eingegangen ist. Die Benutzer behalten die volle Kontrolle über ihre Mail, können ihre Archive durchsuchen und E-Mails bei Bedarf noch einmal zustellen lassen.

Axel Dunkel, Geschäftsführer der Dunkel GmbH, weiß aus eigener Erfahrung, dass gerade kleinere und mittelständische Firmen die E-Mail-Archivierung am liebsten outsourcen würden, aber Vorbehalte gegenüber einer externen Speicherung der archivierten Geschäftsmail haben. "Objektiv betrachtet, sind die vermeintlichen Nachteile eher Vorteile", argumentiert Axel Dunkel, "denn wir können mit unserer professionellen Infrastruktur in modernen, sehr sicheren Rechenzentren die Daten unserer Kunden meist viel besser schützen als sie selbst im eigenen Netzwerk. Zusätzlich speichern wir ein verschlüsseltes Backup aller Archive an einem räumlich getrennten Standort."

Der große Spam-Anteil in der elektronischen Mail ist ein Problem für eine automatisierte E-Mail-Archivierung, das der Managed Service der Dunkel GmbH praktischerweise gleich mit löst. So weist Axel Dunkel darauf hin, dass "viele Spamfilter erst dann aktiv werden, nachdem die E-Mail vom Mailserver angenommen wurde. Wird nach der Filterung archiviert, ist der Nachweis einer vollständigen und verlustfreien Archivierung - eine Bedingung für die Revisionssicherheit - praktisch nicht mehr möglich." Dunkel archiviert ebenfalls erst nach Überprüfung der E-Mail durch den Mail-Security-Service des Sicherheitsanbieters, doch erkennt dieser Spam und Viren bereits während der SMTP-Kommunikation und weist betroffene E-Mails einfach ab. So ist sichergestellt, dass ausnahmslos jede E-Mail, die den Mailserver des Kunden erreicht, als Kopie in seinem Archiv gespeichert wurde.

Für eine jährliche Servicegebühr pro Benutzer werden die E-Mails 10 Jahre lang archiviert. Dennoch muss sich eine Firma nicht für die gesamte Zeit an den Dienstleister binden, sondern kann ihr E-Mail-Archiv auch exportieren - falls sich die IT-Abteilung irgendwann doch für eine eigene Archivierungslösung entscheiden sollte. (Dunkel: ma)