Rubrik: Produkte/Digitale Signatur

Kofax/AuthentiDate: Erste rechtssichere elektronische Archivierung von gescannten Daten

Signaturgesetz-konforme Zeitstempel und Signaturen bei der Massenbelegerfassung

(31.07.02) – Kofax Image Products, der Spezialist für Dokumentenerfassung und -verarbeitung, und AuthentiDate International AG, Anbieter von Signaturgesetz-konformer Zeitstempel und Software zur Signaturintegration, kombinieren ihre Lösungen. Damit ermöglichen sie nach eigenen Angaben erstmals die rechtssichere elektronische Archivierung von Papierdokumenten in der Massenverarbeitung.

Durch die Verknüpfung der Technologien beider Unternehmen kann die herkömmliche kostenintensive Papierablage von Dokumenten vollkommen ersetzt und der Geschäftsprozess erheblich beschleunigt werden.

AuthentiDate ist das erste auf qualifizierte Zeitstempel spezialisierte Unternehmen, welches von der deutschen Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) akkreditiert wurde. Zeitstempel frieren quasi den Inhalt eines elektronischen Dokuments und den Zeitpunkt zu dem dieses vorliegt, rechtssicher ein. Da AuthentiDate aufgrund der Akkreditierung durch die RegTP die höchsten gesetzlichen Auflagen des deutschen Signaturgesetzes erfüllt, sind die qualifiziert zeitgestempelten und signierten Daten jederzeit vor Bericht als Beweismittel anerkannt.

Verschiedene Branchen wie Versicherungen, Telekommunikation oder Behörden müssen täglich mehrere Hunderttausend unterschiedliche Papierdokumente wie zum Beispiel eingehende Briefe, Faxe und Belege bearbeiten und langfristig archivieren. "Durch die Nutzung der AuthentiDate-Technologie bei der produktionsorientierten Dokumenten- und Datenerfassung durch Ascent Capture können Dokumente massenweise und nahezu ohne Zeitverzug gescannt, signiert und anschließend rechtssicher elektronisch archiviert werden", erläutert Dr. Heiner van den Berg, Vertriebsleiter Mittel- und Osteuropa bei Kofax. Marc Willems, Mitglied des Vorstandes der AuthentiDate ergänzt: "Dies ist ein Durchbruch im hochvolumigen Scan-Bereich. Der Wegfall von Papierarchiven realisiert erhebliche Kosteneinsparungspotenziale. Verkürzte Durchlaufzeiten und eine optimierte Verfügbarkeit von Dokumenten bieten weitere Vorteile."

Papierdokumente in hoher Zahl werden durch die Ascent-Capture-Lösung von Kofax automatisch erfasst und digital abgebildet. Die elektronischen Daten werden dann durch die massenhafte Erstellung von qualifizierten personenbezogenen Signaturen beglaubigt. So stellt die mit dem Scan-Vorgang betraute Person sicher, dass Original und digitales Bild übereinstimmen. Im Anschluss an die Signierung wird jedes Dokument mit einem qualifizierten Zeitstempel versehen, um den Zeitpunkt des Vorgangs und die Fähigkeit zur rechtssicheren Langzeitarchivierung sicherzustellen.

Ascent Capture verarbeitet die somit rechtssicheren elektronischen Dokumente dann weiter: Während des Erfassungsprozesses werden die Daten durch die in der Kofax-Lösung enthaltenen ICR- Tools automatisch erkannt. Durch das Scannen eines Papierdokuments wird zunächst ein digitales Bild erzeugt, meist als Tiff-Format. Das ICR-Tool macht einzelne Daten lesbar und selektierbar. Datenfelder und deren Einträge können somit nach dem Erfassen zum Beispiel auf Vollständigkeit und sinnvolle Ergänzungen geprüft werden.

Die geprüften Daten werden archiviert und gleichzeitig einem Content Management-, einem ERP-System (z.B. SAP, Baan) oder einer Workflow- Lösung für die weitere Bearbeitung zugeführt. Eine manuelle Eingabe der Daten ist nicht mehr erforderlich. Die Mitarbeiter können sofort mit den digitalen Daten arbeiten und weitere Prozesse wie Antragsbearbeitungen durchführen. Nach der Bearbeitung können auch diese elektronischen Daten bei erneuter Speicherung im Archiv mit einem qualifizierten Zeitstempel von AuthentiDate versehen werden. Damit werden alle Schritte innerhalb des Geschäftsprozesses lückenlos und rechtssicher dokumentiert. (ma)

Authentidate

Tel. (0211) 43698950, Fax (0211) 43698919

E-Mail: judith.balfanz@authentidate.de

Web: www.authentidate.de

Kofax Image Products

Tel. (0032-2) 4561720, Tel. (0032-2) 456-1721

E-Mail: michael_laermann@kofax.com

Web: www.kofax.com