Bei elektronisch eintreffenden Rechnungen die Signatur erkennen und bearbeiten

Geschäftspartner müssen Public-Key-Infrastrukturen aufbauen

(13.02.06) - Die ReadSoft GmbH hat die elektronische Signatur lückenlos und mit Erzeugung von Mehrnutzen in den automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess integriert. Immer mehr Unternehmen wollen aus Kostengründen den Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern überwiegend elektronisch abwickeln. Wichtigste Voraussetzung hierfür ist nach dem Signatur-gesetz, dass die elektronische Signatur verwendet wird. Eine elektronisch erstellte und übermittelte Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein, damit der Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Die notwendige Software-Infrastruktur für den E-Mail-basierten Rechnungsaustausch und die automatisierte Rechnungsverarbeitung stellt ReadSoft mit den Lösungen "ReadSoft DOCUMENTS for EDI" sowie "ReadSoft DOCUMENTS for Invoices" bereit. Beide Module übernehmen als Schnittstelle zwischen Lieferant und Kunde eine wichtige Rolle im Rechnungswesen der Unternehmen und steigern das Nutzenpotential. Zusätzlich benötigen die Anwender eine unternehmenseigene Public-Key-Infrastruktur (PKI) oder arbeiten mit Trustcentern wie der Deutschen Post zusammen. Die Trustcenter übernehmen einerseits die Rechnungs-signierung und erstellen andererseits den Prüfbericht für den Rechnungssteller. Durch die eigene PKI oder die Zusammenarbeit mit einem Trustcenter lassen sich die Anforderungen durch den Gesetzgeber ordnungsgemäß umsetzen.

Die für End-to-End-Kundenbeziehungen entwickelten ReadSoft-Produkte erkennen und bearbeiten bei elektronisch eintreffenden Rechnungen die Signatur. Die Rechnungen treffen im E-Mail-Eingang des Empfängers ein und bestehen aus mehreren Komponenten: Dem jeweiligen Rechnungsimage, einem Datenstrom sowie auch der durch das Trustcenter geprüften Signatur. Zusätzlich erhält der Empfänger den Prüfbericht, dass die Signatur gültig ist. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices übergibt Prüfbericht, Signatur und Image zuverlässig an das ERP-System (zum Beispiel SAP) zur Buchung sowie an ein elektronisches Archiv zur revisionssicheren Speicherung.

"Wichtig ist, dass in jeder Stufe des Prozesses sichergestellt wird, dass die Signatur an einer elektronischen Rechnung Gültigkeit hat. Dies muss auch im Falle einer Steuerprüfung rückwirkend nachvollziehbar sein“, erläutert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl die Herausforderung für die Unternehmen. Durch die gesetzlichen Vorgaben einerseits und den Trend zum Electronic Billing andererseits wird die elektronische Signatur künftig eine viel größere Rolle spielen als bislang. Im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsstellung inklusive des Postversands entstehen beim E-Mail-basierten Rechnungsaustausch nur geringe Kosten bei der Erstellung einer Rechnung. Noch höhere Ersparnisse hat der Empfänger der Rechnung, da er das Papier nicht erst auspacken, scannen und in ein elektronisches Format umwandeln muss. Die elektronische Rechnung lässt sich sofort nach Eingang weiterarbeiten und durchläuft ein Buchungssystem im Idealfall inklusive automatischen Abgleich mit dem ERP-System ohne separate Bearbeitung bis zur Buchung. (ReadSoft: ma)