Durch Automatisierung der Signaturerstellung Fälschungen oder Missbrauch vorbeugen

Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur macht Rechnungen rechtssicher

(03.03.06) - Mit dem neuen Produkt "OMS-Sign" der ProfiForms Projekt können Unternehmen nun elektronisch erstellte und übermittelte Rechnungen im Format PDF mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, damit der Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Als Hersteller von Output-Management-Lösungen generiert ProfiForms Rechnungen als PDF mit EDI-XML-Daten und signiert gleichzeitig diese Dokumente. Dafür wurden die secunet-multisign-Produkte der secunet Security Networks, in die Output Management Suite (OMS) von ProfiForms integriert.

Die OMS erstellt die Rechnungsbelege auf der Basis eines definierten Rechnungsformulars. In die PDFs werden die EDI-Daten der Rechnung basierend auf dem XML-basierten Opentrans-Standard eingebettet. Danach wird das PDF von secunet-multisign-Komponenten mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehen und elektronisch verschickt. Durch die Automatisierung der Signaturerstellung kann in den Anwenderunternehmen Fälschungen oder Missbrauch vorgebeugt werden. Beim Empfänger wird die Rechnung automatisch oder manuell im Acrobat Reader verifiziert und die EDI-XML-Daten aus dem Dokument extrahiert. Danach werden diese Daten in das ERP-System eingespielt und können dort sofort weiterverarbeitet werden.

Darüber hinaus bietet die OMS den Vorteil einer vollständigen Prozesskontrolle inklusive Monitoring und Accounting bis in das ERP-System hinein. ProfiForms hält mit der neuen Signatur-Funktionalität eine zukunftsorientierte Lösung bereit. E-Billing wird von vielen Unternehmen gewünscht, um die Kosten von Rechnungserstellung und -versand sowie auch für die Weiterver-arbeitung von Rechnungen einzudämmen. Durch den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur ist die Lösung auch in jeder Hinsicht rechtssicher, denn der Empfänger kann überprüfen, ob das Dokument auch tatsächlich vom erwarteten Absender stammt beziehungsweise ob es seit der Erstellung verändert wurde.

Rechtlicher Hintergrund

Der Gesetzgeber hat elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, den Papierdokumenten rechtlich gleich gestellt. Rechtliche Grundlage hierfür ist das Signaturgesetz: Für die Empfänger von elektronisch versandten Rechnungen ist das Umsatzsteuer-gesetz §14 Absatz 3 maßgeblich. Hierin ist geregelt, dass für die Berechtigung zum Abzug der Vorsteuer das Vorhandensein der qualifizierten elektronischen Signatur zwingende Voraussetzung ist. Ebenfalls erforderlich ist es, die Bestimmungen für die Prüfung und Aufbewahrung der Rechnungen gemäß den Grundsätzen für die Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) und den Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchungssysteme (GoBS) einzuhalten. (ProfiForms: secunet: ra)