Große Belegmengen scannen und gleichzeitig gesetzkonform mit Signatur versehen

Die Nutzung elektronischer Signaturen gewinnt beständig an Bedeutung

(18.08.08) - Scannen und Signieren - mit "Crosscap" lassen sich große Belegmengen digitalisieren und gleichzeitig gesetzkonform mit einer elektronischen Signatur versehen. Dadurch sind die Daten vor unbemerkten Manipulationen geschützt. Die neue Erfassungssoftware des Satz-Rechen-Zentrums (SRZ) bietet vielfältige Möglichkeiten zur Bildbearbeitung, eine Text- und Barcode-Erkennung sowie eine stapelbasierte Verarbeitung mit Dokumententrennung. Als Einzelplatz-Lösung konzipiert, unterstützt Crosscap die meisten TWAIN-kompatiblen Scanner und kann in bestehende Dokumentenmanagement- oder Contentmanagement-Systeme eingebunden werden.

"Der Einsatz von Crosscap hilft dabei, die Massenbelegerfassung zu beschleunigen und sichert bei Bedarf die vollständige Authentizität und Integrität der Dokumente. Für den Anwender bedeutet das eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis", betont Angelo Grodzki, Produktmanager beim SRZ und fährt fort: "Zielgruppen von Crosscap sind alle Anwender, die eine leistungsstarke Software für die Dokumentenerfassung benötigen. Dies können klein- und mittelständische Unternehmen, aber auch Banken und Versicherungen, Behörden oder Organisationen aus dem Gesundheitssektor sein."

Der Einsatz von Crosscap mit den am Markt gängigsten Scansystemen wird über die TWAIN-Schnittstelle verwirklicht, wobei die aktuelle Version 1.9 unterstützt wird. Dank der Multistream-Fähigkeit können von einem Dokument gleichzeitig bis zu drei verschiedene Images (Farbe, Schwarzweiß und Graustufen) verarbeitet werden. Eine Dokumententrennung innerhalb eines Stapels ist mit Patch- oder Barcodes sowie von Hand möglich.

Zahlreiche Funktionen helfen bei der Optimierung der Image-Qualität, wie das automatische Geraderücken schief eingezogener Belege, das Entfernen von Beleg-Verschmutzungen oder unerwünschter Ränder. Crosscap erkennt und markiert leere Seiten, die sich später vollautomatisch verwerfen lassen.

Digitale Signatur

Die Nutzung elektronischer Signaturen gewinnt beständig an Bedeutung. Für die öffentliche Verwaltung oder das Gesundheitswesen ist das qualifizierte Signieren digital erfasster Dokumente sogar gesetzlich vorgeschrieben. "Crosscap Professional" erlaubt die Einbettung einer Signatur nach Signaturgesetz (SigG), um die Übereinstimmung mit dem Ursprungs-Papierdokument zu bestätigen. Die elektronischen Belege entsprechen somit den gesetzlichen Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung sensitiver Dokumente.

Die digitalen Signaturen werden von Crosscap Professional am Ende des Erfassungsprozesses vergeben. Für diesen Vorgang nutzt die Software das Signatur-Modul der Secrypt GmbH. Die Erstellung der Signaturen kann dabei stapelweise erfolgen. Dieser Prozess ist besonders effizient, da bereits während des Signierens weitere Dokumentenstapel in den Scanner eingelegt werden können.

Barcode und OCR

Die Software stellt den Anwendern eine echte Texterkennung für die wichtigsten westeuropäischen Sprachen zur Verfügung, mit der Papierdokumente in nutzbare digitale Dokumente verwandelt werden können. So lassen sich aus den erfassten Belegen frei durchsuchbare PDFs erstellen, die das Wiederfinden wichtiger Belege erheblich erleichtern. Die Barcode-Engine ist in der Lage, überall auf dem Bild 1D- oder in der Professional-Version auch 2D-Barcodes zu erkennen und zu lesen. In dem zweidimensionalen Barcode können im Vergleich zum eindimensionalen mehr Informationen hinterlegt werden. Dies erhöht die Informationsdichte pro Fläche und verbessert die Resistenz gegen Lesefehler.

(Satz-Rechen-Zentrum: ma)