Freigabeprozesse schneller, sicherer und übersichtlicher gestalten

Dokumentenfreigabe im digitalen Workflow

(13.05.11) - In großen Unternehmen und Institutionen verschlingen Freigabeprozesse für wichtige Dokumente oft viel Zeit und Ressourcen. Sei es der gute alte Laufzettel oder die Unterschriften-mappe: Oft werden Papierdokumente nach dem Unterzeichnen verzögert in die nächste Abteilung weitergeleitet - oder verschwinden ganz. Fristen verstreichen, Effizienzeinbußen sind die Folge. Daneben sind die Kosten für die Archivierung hoch.

Im Rahmen der Umstellung auf elektronische Freigabeprozesse lassen sich viele Nachteile der papierbasierten Dokumentenfreigabe vermeiden und die Compliance spürbar erhöhen. Dabei ersetzt die elektronische Signatur auf digitalen Dokumenten die handschriftliche Unterschrift, wie zum Beispiel beim Abzeichnen einer Konstruktionszeichnung, beim Freizeichnen einer Bestellung, beim Bestätigen einer Dienstanweisung oder beim Billigen eines Urlaubsantrags.

"Die Einbindung der Signaturkomponente in das dokumentenführende System erfolgt mittels einer komfortablen Programmier-Schnittstelle", erklärt Tatami Michalek, Geschäftsführer Marketing bei der secrypt GmbH. "Das digitale Dokument durchläuft mehrere Bearbeitungsinstanzen und wird von den Verantwortlichen nacheinander elektronisch signiert und freigegeben. So erfolgt die vollständig digitale Prozessabwicklung ohne Medienbruch", ergänzt Michalek. Die elektronische Unterschrift kann dabei auch durch einen individuellen Signaturstempel im PDF abgebildet werden, zum Beispiel als eingescannte Unterschrift des Unterzeichners. Dieser Prozess wird über das Workflow-System gesteuert oder das Grafik-Signet wird manuell per Maus an der gewünschten Stelle im Dokument platziert. So sind auf den ersten Blick Authentizität und Integrität des Dokuments für jeden visuell erkennbar. (secrypt: ma)