Beweissichere Transfer- und Inhaltsdokumentation von Immobilienangeboten und Exposés

Reg-Email unterstützt Immobilienbüros mit "VarioMail" bei rechtssicherem elektronischem Schriftverkehr

(19.05.11) - Reg-Email, zertifizierter deutscher Telekommunikations-Dienstleister und Spezialist für das rechtssichere digitale Einschreiben, unterstützt bundesweit Immobilienmakler bei ihrem sensiblen Schriftverkehr mit Kaufinteressenten. Bei dem Projekt geht es um den Nachweis der elektronischen Zustellung von Immobilien-Exposés/Angeboten und der daraus resultierenden Verpflichtung der Interessenten, bei Abschluss des Kaufvertrages die Maklerprovision zu entrichten. Mithilfe der Lösung "VarioMail" von Reg-Email gelingt den Maklern auch die beweissichere Transfer und Inhaltsdokumentation für Attachments (Exposés, Grundrisse, etc.).

Immobilienbüros entscheiden sich nach eigenen Angaben für den Einsatz von VarioMail, um erstens eine verlässliche Rückmeldung über die korrekte Zustellung von E-Mails und Anhängen zu erhalten und zweitens, um diesen Beweis in Fällen von Meinungsverschiedenheiten auch erbringen zu können und um dies nötigenfalls durch die unabhängigen Sachverständigen von Reg-Email bezeugen lassen zu können.

Aus diesen Gründen hat sich auch der Niederlassungsleiter einer Immobiliengesellschaft aus der Metropolregion Rhein-Neckar für den Einsatz von VarioMail und die Durchführung eines Projekts mit Reg-Email entschieden. Er verschickt seine Immobilienangebote in der Regel mit zwei Anhängen. Ein Anhang enthält das Exposé mit dem Nachweis für die Immobilie und ihren Eckdaten und der zweite Anhang die Grundrisspläne der Wohnung oder des Hauses. Der Makler möchte sowohl für die eigentliche Mail, als auch für deren Anhänge den Beweis der ordnungsgemäßen Zustellung haben. Bisher hatte sein Immobilienbüro sensible Mails über das Tool Outlook versendet und dabei jeweils die Funktion "Lesebestätigung" aktiviert. Allerdings zeigte die Erfahrung, dass Empfänger mit anderen Mailsystemen diese Aufforderung zum Teil gar nicht angezeigt bekamen. Andere Leser lehnten es aus Bequemlichkeit, Unsicherheit oder anderen Gründen ab, den Erhalt der Mail zu bestätigen. Außerdem hatte eine zurückliegende Meinungsverschiedenheit gezeigt, dass es in einem solchen Falle besser ist, eine rechtssichere Dokumentation des Schriftverkehrs zu haben.

Aktuelle richterliche Urteile zeigen: mit der Zusendung eines Immobilien Exposés per Mail kommt stillschweigend ein Maklervertrag zustande, die Beweislast der Zustellung liegt beim Versender der E-Mail - also beim Makler - und die Nichtöffnung der Nachricht durch den Empfänger wird als Zugangsvereitelung beurteilt.

Mit VarioMail stehen für die Mail-Empfänger die Attachments des Immobilienangebots und dessen Inhalte im Vordergrund. Dass es sich dabei um ein Einschreiben handelt, ist für sie zunächst zweitrangig. Die flexible Applikation erlaubt die Anpassung des Versendungs- und Empfangsmodus auf die speziellen Anforderungen des Anwenders. Für die meisten Immobilienbüros geht es primär darum, eine freundliche und verbindliche Art der Zustellung ohne offensichtlichen Einschreibe-charakter zu finden, die jedoch den Empfang der Mail nebst Inhalt manipulationssicher dokumentiert. Denn wie bei einem Einwurfeinschreiben können die jeweiligen Zustellnachweise nebst Inhalt der Nachricht innerhalb der Reg-Email Standardaufbewahrungsfrist von vier Jahren jederzeit zur Beweissicherung herangezogen werden.

Reg-Email protokolliert die folgenden Daten:

· den Eingang der an den Empfänger versandten E-Mail bei Reg-Email

· die Versendung der E-Mail an den Empfänger zusammen mit dem Inhalt der E-Mail

· die Zustellung der E-Mail an den Empfänger

· bei Bedarf, der Inhalt der Original-Email mit zugehörigem Hash-Code

(Reg-Email: ma)