Compliance einhalten und E-Mails gesetzeskonform und manipulationssicher archivieren

Schnittstelle für E-Mail-Kommunikation: "iQ.Suite Bridge" als Brücke zu ERP-, CRM-, DMS- und Archiv-Systemen

(26.08.09) - Angesichts des Siegeszuges der elektronischen Geschäftskommunikation gelten E-Mails und deren Anhänge als wichtige Datenlieferanten. Seien es Anfragen von Kunden, Verträge oder wichtige Dateien von Geschäftspartnern - Unternehmen müssen eine große Bandbreite von unterschiedlichsten, per E-Mail übermittelten, Informationen verarbeiten. In diesem Zusammenhang wird es zunehmend wichtiger, diese Daten nicht nur für die Kommunikation als solche sondern auch im Rahmen anderer Geschäftsprozesse effizient nutzbar zu machen.

"Häufig scheitert dies jedoch einfach an den technischen Gegebenheiten. Denn für die jeweiligen Geschäftsprozesse sind meist verschiedene Systeme im Einsatz", erläutert Michael Ingendoh, Managing Director bei Group Technologies, mit Blick auf die unterschiedlichsten CRM-, ERP-, DMS- und Archiv-Lösungen. Der Geschäftsbereich E-Mail, Archivierung und Administration der Group Business Software AG hat mit "iQ.Suite Bridge" daher eine Lösung auf den Markt gebracht, mit der diese externen Systeme an die E-Mail-Prozesse gekoppelt werden können.

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"Bridge schlägt eine Brücke zwischen dem Kommunikationsmedium E-Mail und den wichtigen Business-Applikationen unserer Kunden. So können E-Mails zunächst mit Daten aus externen Systemen angereichert und danach samt Dateianhängen strukturiert exportiert und für die effiziente Nutzung zum Beispiel bei der Kundenbetreuung bereitgestellt werden", erklärt Ingendoh. Auf diesem Wege können im Rahmen des Customer Relationship Managements (CRM) beispielsweise E-Mails in digitale Kundenakten eingebracht werden. Als Ergebnis dieser Datenübergabe an ein CRM-System - wie zum Beispiel die CRM-Suite "Gedys IntraWare 7" - ist eine vollständige Kundenhistorie abbildbar, die das Kundenbeziehungsmanagement wesentlich unterstützt.

Ebenso einfach lassen sich mit der Group-Lösung E-Mails und ihre Anhänge für den Außendienst zur Verfügung stellen oder zur weiteren Verarbeitung in ein Dokumenten-Management-System (DMS) überführen. "Mit Bridge werden sehr komplexe, zeit- sowie ressourcenaufwendige Vorgänge automatisiert und im Unternehmen vorhandene Informationen - sei es aus der E-Mail-Kommuni-kation oder den einzelnen Business-Applikationen heraus - vielseitig nutzbar gemacht", benennt Ingendoh den betrieblichen Mehrwert der Lösung.

Doch iQ.Suite Bridge bietet noch mehr: So fungiert die Lösung auch als Compliance-Schnittstelle und unterstützt Unternehmen dabei, E-Mails gesetzeskonform und manipulationssicher zu archivieren. Bridge bindet hierzu die unternehmenseigene E-Mail-Kommunikation an die Group-Archivierungslösung "iQ.Suite Store" ebenso wie an Archivsysteme anderer Anbieter an und ermöglicht so eine automatisierte Archivierung ein- und ausgehender E-Mails an zentraler Stelle. Dabei werden E-Mails noch vor ihrer Zustellung dem Archiv zugeführt, da dies wesentlich zur Gewährleistung der Manipulationssicherheit beiträgt. "In Verbindung mit Archivsystemen realisieren wir so mit Bridge für unsere Kunden eine durchgängige E-Mail-Archivierung, die den gesetzlichen und nicht zuletzt auch betrieblichen Anforderungen Rechnung trägt", schildert Ingendoh. (Group Technologies: ra)