XML ein optimales Speicherformat für eDiscovery

Exponentielles Wachstum von Unternehmensinformationen mit Hilfe des unabhängigen und offenen Formats meistern

(03.06.10) - Laut Zylab, Lösungsanbieterin für eDiscovery und Information Management, ist die eXtensible Markup Language (XML) als Best Practice für eDiscovery- und Ermittlungstätigkeiten zu betrachten. Das Format eignet sich insbesondere aufgrund seiner Nachhaltigkeit und Skalierbarkeit dafür, das rasante Wachstum von Unternehmensinformationen in den Griff zu bekommen.

XML ist ein offenes und nicht-proprietäres Format, das für die Strukturierung, Speicherung und Übermittlung von Informationen aus beliebigen Dateispeichern (Festplatte, Netzwerk-Server, Cloud) entwickelt wurde. Mit der exponentiellen Zunahme von Unternehmensinformationen und offen-legungspflichtigen Daten werden die Speicheroptionen mit XML besonders interessant. Insbesondere dann, wenn die Speicherhardware an ihre Kapazitätsgrenzen kommt, lässt sich - ohne Störung des laufenden Betriebs - ein zusätzlicher XML-Speicher parallel schalten. Darüber hinaus bietet XML ein extrem flexibles Schema für das Metadaten-Management, das weit über das Angebot herkömmlicher relationaler Datenbanken hinausgeht.

"Selbst in tausend Jahren werden Menschen eine XML-Datei öffnen und lesen können, ohne dafür spezielle Software zu benötigen", erklärt Johannes C. Scholtes, Chief Strategy Officer für Zylab. "Da Unternehmen keine Datenbanken anschaffen müssen, sparen sie sich die Kosten für deren Lizenzen, Wartung und Pflege. Außerdem entfällt der Aufwand für wiederholte Dateikonvertierungen, die immer dann anfallen, wenn neue Versionen erscheinen und ältere nicht mehr unterstützt werden."

In dem Podcast beschreibt Scholtes die Vorteile der XML-basierten Systeme von Zylab für sämtliche Write-Once-Read-Many (WORM)-Daten, wie z. B. im Fall von eDiscovery-Aktivitäten oder bei Ermittlungen. Zu diesen Vorteilen gehört unter anderem der Zugriff auf unveränderte, native Dateien. Denn ein XML-Archiv bewahrt die Integrität der Daten und ermöglicht Anwendern den Rückgriff auf 100prozentig intakte Dateien.

Weiterhin erlaubt XML die Bereitstellung von Daten für mehrere Parteien, denn durch seine Flexibilität erfüllt es unterschiedliche Anforderungen beim Offenlegungsprozess und macht damit endlose Konvertierungen überflüssig. Zusätzlich unterstützt das Format die schnelle und umfassende Suche nach Informationen. So können Anwender mit der bewährten Such-Engine von Zylab in Kombination mit XML-Dateien ihre Daten um flexible Metadaten-Schemata anreichern. Für diese lassen sich dann Suche-, Datamining- und Analyse-Prozesse durchführen, die eine Relevanzeinstufung wesentlich erleichtern.

Die Information Management Platform von Zylab archiviert sämtliche Unternehmensdaten - von E-Mails und elektronisch gespeicherten Informationen über SharePoint-Daten, Datenbankinhalten bis hin zu gescannten Papierdokumenten - in einem XML-Archiv. Jedes der anwendungsspezifischen Systeme von Zylab bietet darüber hinaus Tools zur Verwaltung der Archivinhalte, z.B. für die Suche, EDRM-Prozesse (im Rahmen von eDiscovery-Aktivitäten) oder auch für das Richtlinien-konforme Records Management. (Zylab: ra)