Viele Beispiele belegen wie wertvoll eine konsequent umgesetzte E-Mail-Archivierung ist

Viele Nachrichten sind auch in rechtlicher Hinsicht geschäftsrelevant und müssen daher archiviert werden

(21.06.10) - Mit der sicheren Archivierung von E-Mails tun sich viele Unternehmen immer noch schwer. Abgesehen von verbindlichen rechtlichen Vorschriften wird eines oft unterschätzt: Am meisten profitieren die Unternehmen selbst, wenn sie ihre Nachrichten sicher speichern. Allerdings sind viele derzeit eingesetzte Lösungen weder rechtlich hinreichend noch praxistauglich, berichtet der IT-Security-Spezialist antispameurope.

In den meisten Unternehmen ist E-Mail schon lange das zentrale Kommunikationsmittel: Bestellungen und Aufträge werden ebenso per E-Mail abgewickelt wie Bewerbungsverfahren. Gleichzeitig werden auch intern massenhaft Dokumente verteilt und Arbeitsaufträge per E-Mail weitergegeben.

Viele dieser Nachrichten sind auch in rechtlicher Hinsicht geschäftsrelevant und müssen daher archiviert werden, in der Regel für sechs oder zehn Jahre. Viel wichtiger aber: Die in der Summe der E-Mails gespeicherten Informationen sind wertvoll und sollten schon aus diesem Grund einerseits sicher, andererseits aber leicht auffindbar abgelegt werden.

"Viele Beispiele belegen wie wertvoll eine konsequent umgesetzte E-Mail-Archivierung ist", weiß Oliver Dehning, Geschäftsführer von antispameurope, aus der täglichen Praxis. "Erhält man beispielsweise ein Angebot per E-Mail, ist das erst einmal nicht relevant. Kommt es später zu einem Vertrag und anschließend zum Streit darüber, können auch die vorangegangenen Mails plötzlich sehr wichtig sein." Ähnlich verhält es sich mit dem Online-Bewerber, der auf seine Absage mit einer Klage wegen angeblicher Diskriminierung kontert - eigentlich war die Sache schon erledigt, nun kommt es plötzlich auf jedes geschriebene Wort an.

"Unternehmen, die ihren Mail-Verkehr sicher archivieren, können mit solchen Situationen gelassen umgehen", berichtet Oliver Dehning. "Sie können die Kommunikation mühelos zurückverfolgen und zweifelsfrei belegen, was tatsächlich Inhalt der zuvor ausgetauschten E-Mails war und was nicht."

Lokales Speichern von E-Mails auf dem Mailserver oder in Outlook-Ordern reicht allerdings ebenso wenig aus wie das Ausdrucken wichtiger E-Mails. In diesen Fällen ist nämlich nicht nachweisbar, dass die Nachrichten nicht vor der Archivierung manipuliert worden sind. Eine wirklich sichere Archivierung ist nur gewährleistet, wenn alle E-Mails nachweislich so gespeichert werden, wie sie das Unternehmen erreichen bzw. verlassen.

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Dazu ist ein dokumentierter Prozess erforderlich, dessen Einhaltung auch überwacht wird. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen stoßen hier an Grenzen. Die hohen Anforderungen sind deshalb am einfachsten mit externen Lösungen erreichbar, die den Datenverkehr bereits kopieren und sichern, bevor er die Infrastruktur und damit den Einflussbereich des Unternehmens erreicht.

"Cloud-basierte Lösungen sind nicht zuletzt auch wegen der einfachen Einrichtung und der im Vergleich deutlich geringeren Gesamt-Betriebskosten für die meisten Unternehmen ideal", erklärt antispameurope-Chef Oliver Dehning. (antispameurope: ra)