Dokumente vor unabsichtlichem Versenden an nicht-autorisierte Empfänger bewahren

"Workshare Professional 5.1" wird um Document Control Services für den Server-Einsatz erweitert

(22.10.07) - Workshares Dokumentenkontrolllösung "Workshare Professional" enthält in der neuesten Version 5.1 eine Server-Komponente, die den sicheren Umgang mit Dokumenten auch in vernetzten Systemen wie Intranets und Extranets ermöglichen soll. Die serverbasierten "Document Control Services" können mit existierenden Dokumentenmanagementsystemen, Portalen oder Microsoft Sharepoint-Umgebungen integriert werden und liefern unabhängig vom Client Dienste für Dokumentenvergleich und Auditing. Auch die Client-Software von Workshare Professional 5.1 wurde im Funktionsumfang erweitert und bietet jetzt unter anderem PDF-zu-Word- und PDF-zu-PDF-Vergleich direkt in Microsoft Office.

Die wichtigste Neuerung in Workshare Professional 5.1 sind die Document Control Services. Dabei handelt es sich um Web-Services auf Grundlage der Microsoft .NET Plattform. Sie stehen auf der Server-Komponente der Workshare-Lösung bereit und bieten Funktionen für den Dokumenten-vergleich und die Protokollierung von Änderungen an Dokumenten. Eingebunden in bestehende Dokumentenmanagementsysteme und Portale lassen sich mit ihrer Hilfe komplette Arbeitsabläufe für die Dokumentenbearbeitung sicher organisieren.

Durch die zentrale, vom Client unabhängige Verwaltung von Dokumenten können viele Personen gleichzeitig an einem Schriftstück arbeiten. Workshare Professional 5.1 protokolliert automatisch, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Die Integration mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 hilft zudem bei der Einführung papierloser Extranets für die Zusammenarbeit in großen Arbeitsgruppen. Zugleich werden alle Dokumente sicher gespeichert, Änderungen nachverfolgt und ihr Abgleich untereinander vereinfacht.

Client-Software mit PDF-Vergleich in Microsoft Office

Die Client-Komponente von Workshare Professional 5.1 ist vollständig in Microsoft Office integriert und arbeitet mit den wichtigsten E-Mail- und Messaging-Systemen zusammen, darunter Microsoft Outlook, Live Meeting und IBM Lotus Notes.

Die neueste Version erweitert die Einsatzmöglichkeiten noch einmal, indem es Vergleiche von PDF-Dokumenten untereinander, sowie PDF zu Word-Dokumenten bietet. Zur Bearbeitung von PDFs lassen sie sich auch auf Knopfdruck in ein Word-Dokument umwandeln. Aus Microsoft Office heraus lassen sich wie gewohnt sichere PDF-Dateien erstellen, ohne die Bürosoftware zu verlassen.

Eine weitere Neuerung in Workshare Professional 5.1 ist die "One-to-Many"-Vergleichsfunktion. Mit ihr kann ein Hauptdokument problemlos mit einer Vielzahl von Versionen verglichen werden, die von mehreren Absendern stammen. Diese Funktion kommt besonders Unternehmensabläufen zugute, in denen mehrere Bearbeiter ein Dokument über zahlreiche Überarbeitungszyklen verändern.

Schutz vor Informationslecks

Workshares Technologie für Information Leak Prevention (ILP) Protect ist fester Bestandteil der Professional 5.1 Suite. Durch sie werden Dokumente vor unabsichtlichem Versenden an nicht-autorisierte Empfänger bewahrt, versteckte Metainformationen sicher entfernt und im Bedarfsfall die Speicherung auf mobilen Datenträgern wie USB-Sticks und iPods verhindert. Auch bei der PDF-Erstellung werden sensible Informationen angezeigt und auf Wunsch entfernt oder geschwärzt. Die ILP-Funktionen von Workshare Professional 5.1 spielen zudem nahtlos mit der Server-Software von Protect zusammen und lassen sich so zentral steuern. (Workshare: ma)