Rubrik: Produkte/System-, Netzwerk-, Datenbank- und Softwaremanagement

Fileserver aufräumen: Einbeziehen der IT-Abteilung Daten verwalten können

Kernfunktion von "Diva" ist die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Verzeichnisse

(15.03.11) - Der Speicherplatz, der zum Aufbewahren von Daten auf Fileservern verwendet wird, ist ein wichtiger Kostenfaktor für viele Unternehmen. Aufgabe der IT-Abteilung ist es deshalb, nicht mehr gebrauchte Daten zu archivieren und stets für effiziente Nutzung der vorhandenen Speicher-kapazität zu sorgen. Die Software Diva verringert den Aufwand beim Aufräumen auf ein Minimum.

Während der Laufzeit eines Projekts stellt die gemeinsame Dateiablage auf einem Fileserver einen wichtigen Aspekt der Zusammenarbeit dar: Dokumente, Tabellen, Pläne, Bilder und vieles mehr werden erarbeitet, zusammengetragen und in einem Projektverzeichnis abgelegt. Dort stehen die Materialien allen Projektmitarbeitern jederzeit zur Verfügung.

Aber was passiert mit den Daten, wenn das Projekt beendet ist? Wenn sie einfach weiter bestehen, belegen sie nur unnötig Plattenplatz und verschwenden Backup-Ressourcen. Das belastet den Geldbeutel der zuständigen Kostenstelle. IT-Administratoren könnten die Daten löschen oder archivieren, doch sie müssen zuerst in komplizierten und langwierigen Abstimmungsprozessen bei den zuständigen Projektleitern in den Fachabteilungen die Erlaubnis einholen. In der Praxis führt das meist dazu, dass eine Bereinigung oder Archivierung nie stattfindet und die Fileserver-Struktur immer unübersichtlicher wird.

Die Software "Diva" von Tesis Sysware löst dieses Problem sehr effizient und komfortabel: Sie gibt den Projektleitern selbst Werkzeuge zur Hand, mit denen sie ohne Einbeziehen der IT-Abteilung "ihre" Daten verwalten können.

Kernfunktion von Diva ist die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Verzeichnisse. Teamleiter bestimmen mit der Software ohne Hilfe der IT-Abteilung, wer ihre Dokumente lesen und ändern darf. Die zugehörige Archivierungsfunktion ist neu. Mit ihr kann nun jeder Verzeichnisverantwortliche in der Diva-Web-Applikation nicht nur Zugriffsrechte verwalten, sondern auch Ordner archivieren oder löschen. So können noch mehr frühere Aufgaben der IT-Abteilung an die tatsächlichen Entscheider in den Fachabteilungen abgeben werden.

Um den vorhandenen Speicherplatz so effizient wie möglich zu nutzen, wird dafür gesorgt, dass alle Verzeichnisverantwortlichen diese "Aufräummöglichkeit" auch regelmäßig nutzen: Die IT-Abteilung stößt einen Prozess an, der alle Verzeichnisverantwortlichen regelmäßig per E-Mail daran erinnert, ihre Daten zu überprüfen. Werden die Verzeichnisse noch gebraucht oder können sie archiviert oder sogar gelöscht werden? Die betroffenen Verzeichnisse werden in der Weboberfläche von Diva an zentraler Stelle aufgelistet, sodass die Anfragen ohne viel Aufwand in einem Zug abgearbeitet werden können. So werden Fileserver regelmäßig aufgeräumt und kostensparend betrieben. (Tesis Sysware: ra)