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E-Mail ist keine geeignete File-Sharing-Plattform


Datenschutz-Grundverordnung: Europäische Unternehmen und Kommunen vernachlässigen professionellen Datenschutz
Unzureichendes File-Transfer-Management birgt gefährliche Risiken

Von Sven Hoge, Channel Manager DACH bei Ipswitch

(08.04.15) - "Wer jetzt kein Haus hat, baut sich keines mehr. Wer jetzt allein ist, wird es lange bleiben", warnt Rilke die Unvorbereiteten vor dem nahenden Herbst. Ähnlich unter Zeitdruck stehen die europäischen Unternehmen, wenn es um die von der EU für Ende 2015 geplante Einführung einer Datenschutz-Grundverordnung (General Data Protection Regulation, GDPR) geht, wonach einheitliche Regeln für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen EU-weit gelten sollen. Die geplante Datenschutz-Grundverordnung (zu Deutsch DSGVO) wird das bis dahin geltende nationale Datenschutzrecht grundlegend verändern. Den EU-Staaten wird es dann nicht mehr möglich sein, den von der Verordnung festgeschriebenen Datenschutz durch individuelle Eingriffe zu beeinflussen. Unternehmen und öffentliche Behörden zeigen sich hingegen noch auffallend unbeeindruckt, wenn nicht gar unwissend, wenn es um dieses Thema geht. Im Ernstfall können Nachlässigkeiten empfindliche Geldstrafen nach sich ziehen.

Lesen Sie zum Thema "Datenschutz" auch: Compliance-Magazin.de (www.compliancemagazin.de)

Eine kürzlich in Deutschland, Großbritannien und Frankreich durchgeführte Umfrage von Ipswitch machte erschreckend deutlich, dass mehr als die Hälfte (56 Prozent) der 316 befragten Unternehmensadministratoren nicht wusste, wofür die Abkürzung GDPR steht. 52 Prozent gaben zu, nicht auf die Datenschutz-Grundverordnung vorbereitet zu sein. 35 Prozent konnten nicht sagen, ob ihre IT-Richtlinien und Prozesse den neuen Vorgaben entsprechen. Und von 79 Prozent Cloud-Nutzern haben nur 6 Prozent bei ihrem Cloud-Anbieter nachgefragt, wie dieser es mit der Datenschutz-Grundverordnung denn halte. Lediglich 12 Prozent fühlten sich gut auf die Änderungen vorbereitet. Zu einem ähnlich enttäuschenden Ergebnis kommt der neue Bericht des Britischen Information Commissioner’s Office (ICO). Demzufolge bestehe bei britischen Kommunalverwaltungen in puncto Schulungen und Verfahren des Datenschutzes ein erheblicher Verbesserungsbedarf. Wenn hier nicht nachgebessert würde, drohten überhöhte Risiken die geltenden Datenschutzbestimmungen massiv zu verletzen.

Unsichere Dateiverarbeitungsmethoden begünstigen Datenschutzverletzungen
Datenpannen, wie etwa veröffentlichte Privatfotos von Prominenten aus Apples angeblich gehacktem iCloud-Dienst über die Abmahnwelle für Redtube-Nutzer bis hin zu gestohlenen E-Mail-Adressen aus einem Dropbox-Mitarbeiterkonto, sind nur die medienwirksame Spitze missachteten Datenschutzes. Derartige Auswirkungen von Datenschutzverletzungen durch unsichere Dateiverarbeitungs€methoden verdeutlichen, wie wichtig die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien durch Unternehmen und Kommunen ist. Überdies zeigen all diese Vorfälle, wie einfach ungeschützte Daten, ohne ein funktionierendes Datenschutzverfahren, zu stehlen und zu missbrauchen sind.

Was können und sollten Organisationen tun, um ihre Daten sicher und gesetzeskonform zu verarbeiten? Das ICO nennt Maßnahmen, die es unbedingt zu beachten gilt: etwa die Zuweisung des Datenbesitzes an Schlüsselinstanzen, die Veröffentlichung von Richtlinien sowie ein Verfahrenszugang für alle Mitarbeiter. Diese erreichten Unternehmen durch einen protokollierten Filetransfer und eindeutigen Unternehmensrichtlinien hinsichtlich der Vergabe von Zugriffsrechten auf bestimmte Daten.

Was selbstverständlich klingt, wird oft außer Acht gelassen und kann ernste Probleme verursachen. Nur allzu häufig verwenden Unternehmen ihre E-Mail als die bevorzugte File-Sharing-Plattform, ohne dass die Infrastruktur explizit zur Dateiübertragung ausgelegt wäre. Bei den meisten E-Mail-Systemen gibt es keine garantierte Zustellung der Inhalte. Die Übertragung geschieht unverschlüsselt. Zudem ist es nicht ganz so simpel und auch zeitaufwendig, übertragene Inhalte zu testen und zu prüfen, ob alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten wurden.

Viele Institutionen arbeiten mit automatisierten und manuell zu bedienenden Systemen. Wer auf diese Weise, große Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten austauscht, holt sich weitere Probleme ins Haus. Denn hierfür werden häufig völlig unterschiedliche Systeme eingesetzt, die die verschiedenen Dateiformate nicht erkennen und somit eine zentrale Kontrolle über den Datenversand, die Konvertierung oder eine langfristige Verwaltung unmöglich machen. Fehlende Protokollierungen von Datenänderungen über den gesamten Lebenszyklus, unsauber geschlossene Überwachungsketten sowie umständliche Konvertierungen zwischen den Dateiformaten sind also hausgemachte Probleme.

Den Überblick behalten
Als Folge dieser Probleme haben die Unternehmen keinen ausreichenden Überblick über Dateiübertragungen und Verwaltungsverfahren. Das wiederum verhindert einheitliche Standards zur Dateiübertragung zwischen allen Abteilungen. Ein mangelhaftes Informationsmanagement macht es schwierig, im Fall behördlicher Prüfungen, die Anforderungen zu erfüllen und betriebsinterne oder branchenweite Richtlinien einzuhalten.

Statt sich beim Austausch geschäftskritischer Daten nur auf E-Mail oder ähnlich unzureichende Dateiübertragungsmethoden zu verlassen, benötigen Unternehmen eine robuste File-Transfer-Lösung, die eine sichere und richtlinienkonforme Datenübertragung ermöglicht. Der gesamte Lebenszyklus der Inhalte muss nachvollziehbar sein und damit eine detaillierte Steuerung der Datenübertragung sowie die Validierung der Inhalte zulassen. Über sogenannte Service-Level-Agreements (SLAs) sollte sichergestellt sein, dass Unternehmen und Kommunen eine effiziente, erfolgreiche und zeitnahe Dateiübertragung erfüllen.

Eine zunehmende Flut auszutauschender Informationen erfordert von den Verwaltungen als auch von privaten Unternehmen einen File-Transfer, der effizient, zuverlässig und kontrolliert über den gesamten Lebenszyklus hinweg geschehen kann und dabei den gesetzlichen Richtlinien entspricht. Spätestens mit Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung kann es für unzureichend vorbereitete Unternehmen und Behörden recht einsam werden und bei den nächsten Betriebsprüfungen droht ein teures Erwachen. (Ipswitch: ra)

Ipswitch File Transfer: Kontakt und Steckbrief

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