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Archivierung von Daten im Sinne der DSGVO


Werden Archive durch die DSGVO zur "tickenden Zeitbombe"?
Epiq warnt vor erheblichen Datenschutz-Risiken bei der langfristigen Aufbewahrung und nennt drei Schritte, auf die Unternehmen achten müssen



Rund 1,5 Jahre sind mittlerweile seit dem Ende der Schonfrist für die Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung vergangen – und vor kurzem hat die DSGVO ihr bislang größtes Opfer gefunden. Denn eine börsennotierte Wohnungsbaugesellschaft soll eine Rekordstrafe von über 14 Millionen Euro zahlen. Der Grund dafür liegt schlicht am Archivsystem des Unternehmens, welches keine Löschmöglichkeit vorsieht. Persönliche Daten wurden dadurch zwangsläufig über Jahre aufbewahrt. Epiq rät Unternehmen in diesem Zusammenhang dringend dazu, ihre eigenen Prozesse bei der langfristigen Aufbewahrung von Daten kritisch zu hinterfragen.

"Bestehende Archivsysteme sind in vielen Fällen bewusst gegen das Löschen von Daten geschützt, um das Kriterium der Vollständigkeit zu erfüllen. Was als Schutz vor Manipulationen und versehentlichem oder absichtlichem Löschen einst gut gemeint war, kann sich für Firmen vor dem Hintergrund der EU-DSGVO aber als absolut toxisch erweisen”, so Friedhelm Peplowski, Area Director DACH bei Epiq.

Epiq empfiehlt, für die Umsetzung einer DSGVO-konformen Aufbewahrung sowie beim Aufbau einer künftigen Archivierungs-Umgebung vor allem drei wichtige Aspekte im Auge zu behalten: Das Klassifizieren von Daten, das Erkennen (und Markieren) von privaten Informationen sowie das Definieren von Vorhaltezeiten.

1) Daten klassifizieren
Ohne die vorhandenen Daten wirklich zu kennen, ist DSGVO-Compliance unmöglich. Ziel der Datenklassifizierung ist es deshalb, sich einen umfassenden Überblick über den gesamten Bestand an strukturierten und unstrukturierten Daten zu verschaffen. Dabei werden die Daten mit einem geeigneten Tool automatisiert analyisiert und kategorisiert – etwa auf Basis von Eigenschaften wie Inhalt oder Dateityp. Auch personenbezogene Daten können auf diese Weise zuverlässig identifiziert werden.

2) Erkennen (und Markieren) von privaten Informationen
Ein besonderes Problem bei der Archivierung von Daten im Sinne der DSGVO sind in vielen Fällen private, personenbezogene Daten. Ein häufig herangezogenes Beispiel hierfür sind etwa die Unterlagen eines (abgelehnten) Bewerbers. Entscheidend ist es, private Daten im Zuge der Analyse-Prozesse entsprechend zu erkennen und anschließend markieren zu können – mit einer geeigneten Lösung gelingt auch dieser Vorgang vollautomatisch.

3) Vorhaltezeiten definieren
Der folgende Schritt besteht in der Definition von Vorhaltezeiten – häufig ist hier auch der englische Begriff "Retention” gebräuchlich. Auf Basis der Datenklassifizierung können je nach rechtlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen die jeweiligen Vorhaltezeiten für die Daten definiert werden, nach denen eine automatische Löschung erfolgen kann. Auf diese Weise wird beispielsweise auch sichergestellt, dass entsprechend markierte private Daten rechtzeitig und um Einklang mit den Richtlinien der DSGVO gelöscht werden.

"Auf Basis eines älteren Archivsystems lässt sich der dritte Schritt aufgrund der fehlenden Löschmöglichkeit häufig nicht ohne weiteres umsetzen”, ergänzt Peplowski. "Hier haben wir in Kundenprojekten jedoch bereits sehr gute Erfahrungen damit gemacht, Bestandsarchive rechtskonform im Rahmen einer Office 365 Migration zu übertragen." (Epiq: ra)

eingetragen: 18.12.19
Newsletterlauf: 17.02.20

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Meldungen: Tipps & Hinweise

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  • Nahezu kein Expertenwissen mehr benötigt

    Cyberkriminelle greifen mit gefälschten Rechnungen vermehrt Unternehmen des produzierenden Gewerbes in Deutschland an. Das hat Proofpoint herausgefunden. Die Angreifer versenden dabei gefälschte Rechnungen, die als Köder verwendet werden oder aber die E-Mail beinhaltet einen Link zu einer Website, auf der das gefälschte Dokument zum Download zur Verfügung steht. Die Dokumente sind mit dem Remote Access Trojaner NanoCore infiziert. Laut Proofpoint enthalten Anhänge eine komprimierte ausführbare Datei (mit der Erweiterung ".Z"), während bösartige Links den Empfänger veranlassen, die auf onedrive.live.com gehostete Malware herunterzuladen.

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    Guardicore gibt Sicherheitsempfehlungen für das Support-Ende von Windows Server R2, Windows Server 2008 und Windows 7. Ab 14. Januar 2020 werden Nutzer dieser Microsoft-Betriebssysteme keine kostenlosen Sicherheitsupdates und Online-Aktualisierungen mehr erhalten. Ohne sicherheitsrelevante Updates sind die betroffenen IT-Systeme gegen neu entdeckte Schwachstellen nicht mehr geschützt. Zwar sind die genannten Betriebssysteme teilweise bereits über ein Jahrzehnt alt, aber Schätzungen zufolge ist allein Windows Server 2008/2008 R2 immer noch auf fast jedem dritten Server weltweit im Betrieb. Viele Organisationen können nicht auf aktuelle Betriebssystemversionen wechseln, weil sie komplizierten Gesetzes- und Zertifizierungsanforderungen unterliegen, oder einfach nicht das erforderliche Budget zur Verfügung haben. Gefragt sind deshalb Überbrückungslösungen - auch um zeitaufwendige Migrationsprozesse begleiten zu können.

  • Abfangen und Manipulieren von E-Mails

    Die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer eins. Unternehmen sind in der Pflicht, sich mit der E-Mail-Sicherheit zu beschäftigen, kommunizieren sie doch sowohl intern als auch extern. Nahezu täglich ist von Datenpannen und Datendiebstählen zu hören: Fremde verschaffen sich - zum Teil leider kinderleicht - Zugang zum internen Unternehmenssystem und greifen Daten ab oder manipulieren diese. Einfache, unverschlüsselte E-Mails stellen deshalb grundsätzlich eine Gefahr dar: Sie ähneln einer Postkarte, deren Inhalt jeder lesen kann. "Denn gehen E-Mails weder digital signiert noch verschlüsselt auf die Reise, können die Inhalte nicht nur ausspioniert, sondern auch manipuliert werden. Da Angriffe dieser Art in aller Regel nicht sicht- und nachweisbar sind, wird die E-Mail-Sicherheit leider nach wie vor oft stiefmütterlich behandelt. Wie oft und von wem E-Mails gelesen werden, kann ihnen niemand ansehen", warnt Patrycja Tulinska, Geschäftsführerin der PSW Group.

  • Neuer Standort und neue BC/DR-Strategie?

    Die Entfernung zwischen georedundanten Rechenzentren soll mindestens 200km betragen. So empfiehlt es das BSI seit diesem Jahr. Dies stellt viele Unternehmen vor Probleme, betrug die bisher empfohlene Distanz in der Vergangenheit doch gerade einmal fünf Kilometer. Diese geringe Distanz erlaubte es den Betreibern bisher, ihre Rechenzentren über HA-Systeme synchron zu spiegeln. Dies ist bei einem Abstand von 200km jedoch nicht mehr möglich: Die Latenz zwischen den Standorten ist einfach zu hoch, um Organisationen mit traditionellen Hochverfügbarkeits- und Backup-Lösungen gegen Systemausfälle zu schützen. Was können Unternehmen nun tun, um ihre IT etwa gegen logische Fehler oder Ransomware-Attacken abzusichern, um minimalen Datenverlust und kurze Ausfallzeiten zu garantieren? Der neue Mindestabstand, den das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) seit Dezember 2018 zwischen sich Georedundanz gebenden Rechenzentren empfiehlt, stellt in vieler Hinsicht eine Zäsur dar. Er stellt die Nutzung synchroner Spiegelung grundsätzlich infrage und hat damit einen direkten Einfluss darauf, wie Rechenzentren hierzulande betrieben werden. Wer eine "kritische Infrastruktur" betreibt, wird vom Gesetzgeber sogar dazu gezwungen der Empfehlung zu folgen. Und wer das Pech hat Teil eines Branchenverbandes zu sein, der den Empfehlungen des BSI folgt, wie etwa Mitglieder der Bankenbranche Bafin, haben ebenfalls keine Wahl. All diese Organisationen müssen auf die Entscheidung reagieren und den Abstand ihrer Rechenzentren auf mindestens 200km bringen.